Lập Kế Hoạch Bảo Trì Tòa Nhà Chi Tiết Từng Hạng Mục

Việc bảo dưỡng và sửa chữa định kỳ cho tòa nhà là một hoạt động không thể thiếu, giúp cho tòa nhà luôn hoạt động mượt mà và hạn chế tối đa các vấn đề có thể xảy ra. Việc lập kế hoạch bảo trì tòa nhà chính là bước quan trọng trong việc chuẩn bị và thực hiện các công tác sửa chữa, khắc phục những tổn hại hay hư hỏng tại các bộ phận của tòa nhà. Trong bài viết này, đơn vị quản lý tòa nhà hàng đầu Việt Nam GGA sẽ chia sẻ với bạn đọc những thông tin quan trọng và cần thiết về cách thức lập kế hoạch bảo trì tòa nhà, cùng với đó là những kiến thức liên quan giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Hướng Dẫn Chi Tiết Lập Kế Hoạch Bảo Trì Tòa Nhà

Khi nói về việc lập kế hoạch bảo trì tòa nhà, chúng ta cần tập trung vào một số công việc quan trọng để đảm bảo tòa nhà luôn trong tình trạng tốt nhất, bao gồm:

1. Xác Định Danh Sách Máy Móc, Thiết Bị Cần Bảo Trì

Quá trình này bắt đầu từ việc lựa chọn những thiết bị quan trọng cần được bảo trì, một công việc do bộ phận kỹ thuật trong ban quản lý tòa nhà đảm nhận.

Các bước cụ thể bao gồm:

• Ghi chép chi tiết: Đối với mỗi thiết bị, cần ghi chép rõ ràng về loại thiết bị, số lượng và tình trạng hiện tại của chúng.
• Cập nhật thông tin: Trong trường hợp phát hiện máy móc hỏng hóc trong quá trình bảo trì, nhân viên kỹ thuật cần thông báo ngay lập tức cho trưởng bộ phận để kịp thời xử lý và cập nhật vào kế hoạch.

Danh mục này giúp ban quản lý có cái nhìn tổng quan về tình trạng thiết bị, từ đó lập ra kế hoạch bảo trì một cách chi tiết và dễ dàng quản lý hơn.

2. Lên Kế Hoạch Thời Gian Và Tiến Độ Bảo Trì

• Xác định thời gian: Tuỳ thuộc vào tính chất và đặc điểm của từng thiết bị, quyết định khoảng thời gian thích hợp để tiến hành bảo trì.
• Lập kế hoạch tiến độ: Việc lập kế hoạch cụ thể giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực, đồng thời đảm bảo quá trình bảo trì diễn ra một cách suôn sẻ.

3. Dự Toán Kinh Phí Bảo Trì

Theo quy định tại Điều 34 của thông tư 02/2016/TT-BXD, việc bảo trì tòa nhà phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về an toàn và chất lượng. Bạn có thể tham khảo chi tiết thông tư này tại đây.

Chỉ sử dụng chi phí vận hành tòa nhà cho việc bảo trì các phần sở hữu chung, như hệ thống xử lý nước thải, bảo trì thiết bị (thang máy, máy phát điện, hệ thống thông gió, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, PCCC, cột thu lôi,…).

4. Quản Lý Hồ Sơ Bảo Trì Tòa Nhà

Quản lý hồ sơ bảo trì là một bước quan trọng trong việc duy trì tòa nhà luôn ở trạng thái tốt nhất. Dưới đây là những loại giấy tờ cần thiết cho việc này:

• Kế Hoạch Bảo Trì Chung Cư: Đây là tài liệu nền tảng, mô tả tổng quan về việc bảo trì toàn bộ tòa nhà.
• Hồ Sơ Phục Vụ Công Tác Bảo Trì: Bao gồm tất cả tài liệu liên quan đến công tác bảo trì đã được phê duyệt như lý lịch thiết bị, bản vẽ kỹ thuật của các bộ phận công trình,…
• Kế Hoạch Bảo Trì, Bảo Dưỡng Theo Định Kỳ: Chi tiết về lịch trình và phạm vi công việc bảo trì, bảo dưỡng dự kiến thực hiện.
• Kết Quả Kiểm Tra, Theo Dõi Công Tác Bảo Trì: Ghi chép chi tiết về việc theo dõi và kiểm tra quá trình bảo trì.
• Kết Quả Sửa Chữa, Bảo Dưỡng: Tài liệu này ghi lại chi tiết về các công việc sửa chữa, bảo dưỡng đã thực hiện.
• Kết Quả Kiểm Định Chất Lượng Công Trình: Bao gồm các báo cáo kiểm định chất lượng, đảm bảo công trình đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật.
• Kết Quả Đánh Giá An Toàn Chịu Lực, An Toàn Vận Hành: Tài liệu này cung cấp thông tin về độ an toàn của công trình, bao gồm khả năng chịu lực và an toàn trong quá trình vận hành.

5. Lập Kế Hoạch An Toàn Lao Động

Để đảm bảo an toàn lao động trong quá trình bảo trì tòa nhà, cần thực hiện các bước sau đây:

• Xác Định Rủi Ro An Toàn:
  • Phân tích và đánh giá mức độ rủi ro an toàn cho mỗi hoạt động bảo trì.
  • Xác định các khu vực có nguy cơ cao và loại rủi ro cụ thể (điện giật, ngã từ cao, vật nhọn,…).
• Triển Khai Biện Pháp Phòng Ngừa:
  • Thiết lập các biện pháp kiểm soát và giảm thiểu rủi ro tại nơi làm việc.
  • Cung cấp trang thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) phù hợp cho mỗi loại công việc.
• Huấn Luyện An Toàn:
  • Tổ chức các khóa huấn luyện về an toàn lao động cho nhân viên trước khi thực hiện công việc bảo trì.
  • Cập nhật kiến thức và kỹ năng phòng ngừa tai nạn cho nhân viên một cách định kỳ.
• Lập Kế Hoạch Sơ Tán Khẩn Cấp:
  • Phát triển kế hoạch sơ tán trong trường hợp khẩn cấp và đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều biết cách thực hiện.
  • Kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống báo động, đường thoát hiểm để sẵn sàng hoạt động khi cần.
• Thực Hiện Kiểm Tra Định Kỳ:
  • Kiểm tra định kỳ các biện pháp an toàn đã triển khai để đảm bảo chúng vẫn phát huy hiệu quả.
  • Đánh giá lại mức độ rủi ro và cập nhật biện pháp phòng ngừa nếu cần.
• Ghi Chép Và Báo Cáo:
  • Lưu trữ hồ sơ về các sự cố, tai nạn liên quan đến an toàn lao động và biện pháp khắc phục.
  • Phân tích nguyên nhân và lập báo cáo về sự cố để rút kinh nghiệm và cải thiện các biện pháp an toàn.

Danh Sách Công Việc Bảo Trì Tòa Nhà

Dưới đây là danh sách chi tiết các công việc cần thực hiện để bảo trì toàn bộ hệ thống máy móc, thiết bị và cơ sở hạ tầng của tòa nhà:

1. Hệ Thống Điện

• Tổng Quan: Hệ thống điện bao gồm toàn bộ mạng lưới cung cấp và phân phối điện năng cho tòa nhà. Các hệ thống điện cần được bảo trì bao gồm:
  • Hệ Thống Điện Nhẹ: Bao gồm mạng lưới internet, hệ thống điện thoại.
  • Hệ Thống Cơ Điện:
    • Kiểm tra chi tiết và chính xác các thiết bị.
    • Thay thế hoặc sửa chữa thiết bị hỏng.
• Hệ Thống Điện Chiếu Sáng: Bảo trì toàn bộ hệ thống chiếu sáng trong tòa nhà.

2. Hệ Thống Máy Phát Điện

• Tổng Quan: Bao gồm tất cả máy phát điện trong tòa nhà. Việc bảo trì nhằm đảm bảo nguồn điện liên tục cho tòa nhà.
• Các Bước Bảo Trì:
  • Kiểm tra động cơ của máy phát điện.
  • Kiểm tra hệ thống máy phát điện xoay chiều (AC) và máy phát điện một chiều (DC).

3. Hệ Thống BCMS và BMS

• Tổng Quan: BCMS (Hệ Thống Điều Khiển Tòa Nhà) và BMS (Hệ Thống Quản Lý Tòa Nhà) là các hệ thống quan trọng giúp điều khiển và quản lý mọi hoạt động kỹ thuật trong tòa nhà.
• Các Công Việc Bảo Trì:
  • Phần Mềm: Bảo trì và cập nhật phần mềm hệ thống điều khiển.
  • Phần Cứng và Mạng: Bảo trì phần cứng của hệ thống điều khiển và đảm bảo hệ thống mạng hoạt động ổn định.

4. Hệ Thống Thang Máy

• Tổng Quan: Bao gồm toàn bộ thang máy và công tác quản lý chúng trong tòa nhà.
• Các Bước Bảo Trì:
  • Chuẩn bị và tiến hành khảo sát trước.
  • Kiểm tra và sửa chữa các khu vực như phòng máy, cabin thang máy, đối trọng, cửa tầng và hố thang máy.

5. Hệ Thống Điều Hòa Không Khí và Thông Gió

• Tổng Quan: Gồm tất cả thiết bị dùng để làm mát và lưu thông không khí trong tòa nhà.
• Công Việc Bảo Trì:
  • Kiểm tra hiệu quả hoạt động của hệ thống.
  • Bảo dưỡng dàn lạnh và dàn nóng.
  • Kiểm tra nguồn điện và hệ thống điều khiển.
  • Thực hiện vận hành thử nghiệm hệ thống.

6. Hệ Thống Phòng Cháy Chữa Cháy

• Tổng Quan: Bao gồm các thiết bị như báo cháy và bơm chữa cháy để kiểm soát và ngăn chặn hỏa hoạn.
• Công Việc Bảo Trì:
  • Bảo trì hệ thống báo cháy, đảm bảo thiết bị hoạt động tốt.
  • Kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống bơm chữa cháy.

7. Hệ Thống Cấp Thoát Nước

• Tổng Quan: Hệ thống này bao gồm cả việc cung cấp nước sạch và thoát nước dùng cho tòa nhà.
• Công Việc Bảo Trì:
  • Kiểm tra máy bơm nước để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả.
  • Kiểm tra bể nước ngầm và két nước trên mái để đảm bảo cung cấp nước liên tục.
  • Kiểm tra thiết bị vệ sinh và đường ống nước để phát hiện sớm bất kỳ hư hại nào.

8. Hệ Thống Xử Lý Nước Thải

• Tổng Quan: Gồm các thiết bị chuyên dụng để làm sạch nước thải trước khi thải ra môi trường.
• Công Việc Bảo Trì:
  • Bảo trì hệ thống điện điều khiển và kiểm tra đường ống công nghệ.
  • Bảo dưỡng bơm nước thải và bơm định lượng hóa chất, cũng như máy thổi khí.
  • Vệ sinh toàn bộ hệ thống để đảm bảo nó hoạt động ổn định và hiệu quả.

9. Hệ Thống An Ninh và Camera Giám Sát

• Tổng Quan: Bao gồm các thiết bị như camera giám sát và thiết bị an ninh khác để đảm bảo an toàn cho tòa nhà.
• Công Việc Bảo Trì:
  • Kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị an ninh và camera giám sát.
  • Bảo trì và bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo các thiết bị này hoạt động hiệu quả, góp phần bảo vệ tài sản và con người trong tòa nhà.

10. Hệ Thống Thông Báo

• Tổng Quan: Bao gồm các thiết bị âm thanh giúp truyền đạt thông tin đến mọi người trong tòa nhà.
• Công Việc Bảo Trì:
  • Vệ sinh, lau chùi toàn bộ thiết bị âm thanh để chúng hoạt động rõ ràng, không bị nhiễu.
  • Kiểm tra hệ thống kết nối và tình trạng hoạt động của các thiết bị để đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời và chính xác.

11. Hệ Thống Mạng

• Tổng Quan: Gồm các cấu trúc và thiết bị liên kết dữ liệu và thông tin trong tòa nhà.
• Công Việc Bảo Trì:
  • Kiểm tra và khắc phục các sự cố hệ thống mạng, đảm bảo kết nối mạng ổn định cho tất cả người sử dụng.
  • Vệ sinh các thiết bị mạng, giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng và tăng cường hiệu suất làm việc.

12. Hạ Tầng Xây Dựng

• Tổng Quan: Bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất được xây dựng nhằm phục vụ nhu cầu thiết yếu của người sử dụng.
• Công Việc Bảo Trì:
  • Bảo dưỡng định kỳ cơ sở hạ tầng kỹ thuật, bao gồm cấu trúc xây dựng, hệ thống điện, nước, để tòa nhà luôn vận hành trơn tru và an toàn.
  • Kiểm tra và sửa chữa các phần hư hỏng, đảm bảo an toàn và tiện ích cho người dùng.

Bảo Trì Tòa Nhà Chung Cư Và Văn Phòng: Các Bên Liên Quan

Trong việc bảo trì tòa nhà chung cư và văn phòng, có hai nhóm chính tham gia là nhóm lập kế hoạch và nhóm thông qua kế hoạch.

1. Nhóm Lập Kế Hoạch

Nhóm này thường bao gồm chủ đầu tư của tòa nhà, dù đó là chung cư hay văn phòng. Theo quy định tại Điều 33, thông tư 02/2016/TT-BXD, chủ đầu tư phải chịu trách nhiệm lập ra kế hoạch bảo trì và sau đó trình bày nó tại hội nghị nhà chung cư để được thông qua. Khi kế hoạch đã được chấp thuận, chủ đầu tư sẽ tiếp tục triển khai thực hiện theo kế hoạch đã định.

Bên cạnh đó, ban quản lý tòa nhà cũng có nhiệm vụ hợp tác với đơn vị quản lý và vận hành, hoặc với đơn vị có khả năng thực hiện công việc bảo trì để đảm bảo tòa nhà luôn trong tình trạng tốt nhất.

2. Nhóm Thông Qua Kế Hoạch

Nhóm này liên quan đến việc chấp thuận kế hoạch bảo trì đã được lập. Theo Điều 32, thông tư 02/2016, TT-BXD, kế hoạch bảo trì cho các hạng mục như chung cư, văn phòng cũng như các khu vực sở hữu chung và dùng chung trong tòa nhà cần được hội nghị nhà chung cư thông qua.

Kế hoạch bảo trì phải được duyệt bởi hội nghị nhà chung cư trước khi thực hiện, trừ khi có sự cố đột xuất không lường trước được như thiên tai hay hỏa hoạn, không nằm trong kế hoạch bảo trì đã lập.

Việc này đảm bảo rằng mọi công tác bảo trì được thực hiện một cách minh bạch và có sự đồng thuận từ tất cả các bên liên quan, từ chủ đầu tư đến cư dân sinh sống trong tòa nhà.

Bí Quyết Lập Kế Hoạch Bảo Trì Tòa Nhà Hiệu Quả

Để bảo trì tòa nhà một cách hiệu quả, cần phải chú ý đến các yếu tố sau:

Khảo Sát Kỹ Lưỡng

Trước hết, ban quản lý tòa nhà và đơn vị cung cấp dịch vụ bảo trì cần phải thực hiện khảo sát chi tiết về hiện trạng của tòa nhà.

Việc này giúp xác định những vấn đề cần được giải quyết và lập ra kế hoạch bảo trì phù hợp.

Ví dụ: Đối với hệ thống điều hòa không khí, hãy kiểm tra công suất làm mát, tình trạng bảo dưỡng gần nhất và các vấn đề kỹ thuật gặp phải.

Định Kỳ Giám Sát

Đội ngũ kỹ thuật của tòa nhà cần thường xuyên kiểm tra và giám sát các thiết bị và máy móc để đảm bảo chúng hoạt động tốt.

Việc này giúp xác định thời điểm cần thiết cho việc bảo dưỡng, đồng thời đề ra các biện pháp bảo trì kịp thời và hiệu quả.

Ví dụ: Hệ thống thang máy cần được bảo trì ít nhất mỗi 6 tháng/lần để đảm bảo an toàn và hiệu suất hoạt động.

Ứng Dụng Công Nghệ

Việc áp dụng các công nghệ mới và nền tảng thông tin vào quá trình lập kế hoạch bảo trì mang lại nhiều lợi ích.

Công nghệ giúp tối ưu hóa quá trình bảo trì, làm cho nó trở nên nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn.

Chọn Đơn Vị Cung Cấp Dịch Vụ Uy Tín

Việc lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ bảo trì tòa nhà có uy tín và kinh nghiệm sẽ đảm bảo cho việc bảo trì được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Đơn vị này sẽ cung cấp một kế hoạch bảo trì toàn diện, từ đó giúp tòa nhà duy trì được chất lượng và an toàn lâu dài.

Lưu Ý Khi Lập Kế Hoạch Bảo Trì Tòa Nhà

Khi lập kế hoạch bảo trì cho tòa nhà của bạn, có một số điều quan trọng mà bạn cần chú ý để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là những bước cần thực hiện:

1. Liệt kê Các Công Việc Bảo Trì Cần Thiết

Hãy thống kê một cách rõ ràng tất cả các công việc bảo trì mà tòa nhà của bạn cần. Điều này giúp bạn không bỏ sót bất kỳ hạng mục quan trọng nào.

2. Danh Sách Đầy Đủ Các Hạng Mục Bảo Trì

Đảm bảo bạn có danh sách đầy đủ các hạng mục cần bảo trì. Điều này giúp việc quản lý và theo dõi trở nên dễ dàng hơn.

3. Chọn Đơn Vị Bảo Trì Uy Tín

Việc lựa chọn một đơn vị bảo trì có uy tín và kinh nghiệm là rất quan trọng. Hãy tìm kiếm và lựa chọn những đơn vị được đánh giá cao trong lĩnh vực này.

4. Tuân Thủ Quy Định Bảo Trì

Đảm bảo rằng kế hoạch bảo trì của bạn tuân thủ tất cả các quy định và tiêu chuẩn về bảo trì tòa nhà. Điều này không chỉ giúp tòa nhà của bạn an toàn mà còn tránh được các vấn đề pháp lý.

5. Dự Trù Ngân Sách Hợp Lý

Lập một ngân sách dự kiến cho quá trình bảo trì, đảm bảo rằng bạn có đủ tài chính để hoàn thành mọi công việc mà không gặp phải khó khăn về mặt tài chính.

GGA mong rằng qua bài viết này, bạn đã có được những thông tin bổ ích để lập kế hoạch bảo trì tòa nhà một cách chuyên nghiệp và chi tiết. Nếu bạn cần thêm sự tư vấn hoặc hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline hoặc thông tin liên hệ khác được cung cấp.

GGA đã nhận được nhiều giải thưởng uy tín như “Thương Hiệu Mạnh Quốc Gia 2024” từ Hiệp hội Bất động sản Việt Nam. Chúng tôi tự hào được đánh giá cao bởi hàng trăm khách hàng và đối tác

Các bài viết liên quan khác: 

• Bảo Trì Bảo Dưỡng Là Gì? Quy Trình Các Bước Đúng Chuẩn
• 8 Quy Trình Bảo Trì Hệ Thống Pccc Cho Tòa Nhà Hiệu Quả
• Dịch vụ bảo trì thang máy: quy trình tiêu chuẩn và chi phí