Quản lý chung cư là gì? 5 thông tin quan trọng bạn cần biết

Ngày nay, việc quản lý chung cư không chỉ quan trọng mà còn cần thiết, nhất là khi số lượng các tòa nhà chung cư ngày càng nhiều. Để quản lý một tòa nhà chung cư một cách hiệu quả, chúng ta cần nhiều yếu tố khác nhau như: hệ thống vận hành linh hoạt, quy trình làm việc rõ ràng, chi phí cho các hoạt động quản lý, và cả văn hóa nội bộ của đơn vị quản lý. Tham khảo từ các chuyên gia trong ngành như Global Golden Ant (GGA) với kinh nghiệm hơn 9 năm trong lĩnh vực này sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu sắc hơn.

Quản Lý Chung Cư Là Gì?

Quản lý nhà chung cư, theo Điều 3 Khoản 3 của Luật nhà ở năm 2014, là công việc liên quan đến việc điều hành và bảo trì các tòa nhà từ 2 tầng trở lên. Theo các chuyên gia từ GGA, việc quản lý chung cư không chỉ dừng lại ở việc bảo trì mà còn bao gồm các hoạt động đảm bảo an toàn, nâng cao chất lượng sống của cư dân thông qua các dịch vụ chuyên nghiệp

Những tòa nhà này không chỉ bao gồm nhiều căn hộ riêng biệt mà còn có các khu vực và tiện ích chung như cầu thang, lối đi, hệ thống hạ tầng và cơ sở vật chất. Các chung cư này có thể được xây dựng với mục đích cư trú hoặc kết hợp giữa cư trú và kinh doanh.

Vậy, quản lý chung cư cụ thể là gì? Nói một cách đơn giản, đây là công việc đảm bảo mọi hoạt động trong tòa nhà diễn ra trôi chảy và hiệu quả.

Mục đích chính là tạo ra một môi trường sống an toàn, tiện nghi và thúc đẩy sự hài lòng của cư dân. Quản lý chung cư bao gồm việc quản lý nhân sự, khách hàng, hệ thống kỹ thuật, an ninh, vệ sinh và các vấn đề khác. Tất cả nhằm mục đích giữ cho tòa nhà hoạt động ổn định và bảo vệ giá trị của bất động sản.

Ngoài ra, quản lý chung cư còn bao gồm việc tương tác với cư dân, giải quyết các khiếu nại, cũng như đảm bảo việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Việc này đòi hỏi sự kỹ lưỡng, tận tâm và khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt của người quản lý. Cuối cùng, một yếu tố quan trọng nữa trong quản lý chung cư là việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa cư dân, qua đó xây dựng một cộng đồng mạnh mẽ và gắn kết.

Ban Quản Lý Chung Cư Gồm Những Ai?

Ban quản lý chung cư chính là nhóm người chịu trách nhiệm điều hành và quản lý các hoạt động hàng ngày trong một tòa nhà chung cư. Theo các chuyên gia của GGA, một ban quản lý chuyên nghiệp cần có đội ngũ nhân viên với kỹ năng chuyên môn cao, được đào tạo bài bản về quản lý bất động sản và kỹ năng xử lý tình huống

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 27 của Thông tư 08, liên quan đến quản lý nhà chung cư, ban quản lý này có thể là chủ đầu tư – tức là người hoặc tổ chức đã xây dựng chung cư, hoặc có thể là một đơn vị khác, miễn là họ đáp ứng đủ các tiêu chuẩn về chức năng và năng lực quản lý. Điều này được xác định cụ thể hơn tại Khoản 2, Điều 105 của Luật Nhà ở.

Mọi hoạt động của ban quản lý chung cư đều phải được Cục Quản lý nhà và Thị trường Bất động sản kiểm duyệt.

Điều này có nghĩa là không phải bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào cũng có thể trở thành ban quản lý; họ cần phải đạt được các tiêu chuẩn nhất định.

Điều này đảm bảo rằng ban quản lý chung cư có đủ khả năng và chuyên môn để quản lý một cách hiệu quả. Do đó, khi lựa chọn ban quản lý cho chung cư, ban quan trị cần cân nhắc kỹ lưỡng, ưu tiên những đơn vị có uy tín và kinh nghiệm quản lý chung cư để đảm bảo sự ổn định và thuận lợi trong quản lý và vận hành chung cư.

Hướng Dẫn Đăng Ký Quản Lý Vận Hành Nhà Chung Cư

1. Điều kiện cần có để đăng ký

Để có thể đăng ký dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, theo Luật nhà ở 2014, các đơn vị quản lý cần phải tuân thủ một số yêu cầu cụ thể. Theo GGA, các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý bất động sản cũng nên được xem xét và áp dụng để đảm bảo chất lượng dịch vụ.

• Tổ chức hợp pháp: Đơn vị phải là một tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp dưới Luật Doanh nghiệp hoặc Luật Hợp tác xã. Ngoài ra, đơn vị này phải chuyên về quản lý và vận hành nhà chung cư.
• Bộ phận chuyên môn: Trong tổ chức cần phải có đủ các bộ phận chuyên trách như dịch vụ, kỹ thuật, an ninh, môi trường và vệ sinh.
• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp: Nhân viên và cán bộ trong đơn vị phải có khả năng và kiến thức chuyên môn trong các lĩnh vực liên quan như xây dựng, điện, phòng cháy chữa cháy, thiết bị kỹ thuật.

2. Hồ sơ và thủ tục cần chuẩn bị

Sau khi đáp ứng các điều kiện trên, đơn vị cần chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục sau:

• Hợp đồng dịch vụ: Cần có hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành chung cư, tuân theo mẫu quy định trong Thông tư số 02/2016/TT-BXD ban hành ngày 15/02/2016 của Bộ Xây dựng.
• Thông tin ban quản lý: Cung cấp văn bản với đầy đủ thông tin về ban quản lý tòa nhà bao gồm Họ tên, địa chỉ, số điện thoại.
• Bản sao chứng minh đủ điều kiện: Nộp bản sao của các giấy tờ chứng minh đơn vị đáp ứng đủ điều kiện quản lý nhà chung cư.

3. Quy trình đăng ký

Quá trình đăng ký diễn ra như sau:

• Nộp hồ sơ: Đơn vị tiến hành nộp hồ sơ tới Sở Xây dựng tại địa phương hoặc gửi đến Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản.
• Xét duyệt hồ sơ: Hồ sơ sẽ được các cơ quan có thẩm quyền xem xét và duyệt.
• Thông báo kết quả: Nếu đơn vị đáp ứng đủ điều kiện, cơ quan thẩm quyền sẽ công bố thông tin đăng ký quản lý vận hành nhà chung cư trên Cổng thông tin của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản.

Quản Lý và Vận Hành Nhà Chung Cư: Những Công Việc Cần Thực Hiện

Công Việc Cần Làm Theo Thông Tư 08

Trong quản lý nhà chung cư, các công việc cụ thể theo Khoản 1, Điều 10 của Thông tư 08 bao gồm:

a) Quản lý hệ thống thiết bị: Điều này bao gồm việc kiểm soát và bảo dưỡng hệ thống thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, và các thiết bị khác trong phần sở hữu chung của tòa nhà.

b) Cung cấp dịch vụ: Đây là việc cung cấp các dịch vụ như bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác, chăm sóc cây cảnh và diệt côn trùng.

c) Các công việc liên quan khác: Bất kỳ công việc nào khác có liên quan đến quản lý chung cư.

6 Hoạt Động Chính Trong Quản Lý Vận Hành Chung Cư

Quản lý vận hành chung cư có thể chia thành 6 hoạt động chính, đảm bảo cuộc sống hàng ngày của cư dân:

1. Quản Lý và Bảo Trì Hệ Thống Kỹ Thuật

• Đánh giá và duy trì hệ thống kỹ thuật để đảm bảo chất lượng sống cho cư dân.
• Thực hiện kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ hệ thống thang máy, điện, nước, và PCCC.
• Phát hiện sự cố và xử lý kịp thời.

2. Chăm Sóc và Quản Lý Khách Hàng

• Xây dựng chính sách và dịch vụ chăm sóc khách hàng để nâng cao chất lượng cuộc sống.
• Giải quyết kịp thời thắc mắc và khiếu nại của cư dân.
• Quản lý thông tin cư dân để kiểm soát và xử lý các tình huống phát sinh.

3. Quản Lý và Kiểm Soát An Ninh Tòa Nhà Chung Cư

An ninh là một phần quan trọng trong quản lý chung cư, với các bước thực hiện như sau:

• Đánh giá An Ninh: Tiến hành khảo sát thực địa để đánh giá mức độ an toàn của tòa nhà, từ đó lên kế hoạch kiểm soát an ninh hiệu quả.
• Hệ Thống Giám Sát: Lắp đặt camera và bố trí nhân viên an ninh tại các khu vực quan trọng như thang máy, bãi xe để giám sát và ngăn chặn sự xâm nhập không phép.
• Tuần Tra An Ninh: Thực hiện các hoạt động tuần tra để phát hiện và xử lý kịp thời các sự cố an ninh.
• Diễn Tập Phòng Chống Thiên Tai và Cháy Nổ: Tổ chức thường xuyên để cư dân nâng cao kỹ năng và ý thức phòng tránh.

4. Quản Lý Vệ Sinh Tòa Nhà Chung Cư

Để duy trì một môi trường sống sạch sẽ và thoáng đãng, cần thực hiện các công việc sau:

• Dọn Dẹp Hàng Ngày: Thực hiện việc vệ sinh các khu vực công cộng như hành lang, thang máy, sảnh chính mỗi ngày.
• Xử Lý Ẩm Mốc và Diệt Côn Trùng: Định kỳ tiến hành các biện pháp để đảm bảo sức khỏe cộng đồng cư dân.
• Chăm Sóc Cảnh Quan: Duy trì và cắt tỉa cây cối trong tòa nhà, giữ gìn môi trường xanh, sạch, đẹp.
• Quy Định Vệ Sinh: Xây dựng và thông báo các quy định vệ sinh cho cư dân để mọi người cùng có ý thức giữ gìn môi trường chung.

5. Quản Lý Hoạt Động Tài Chính Trong Tòa Nhà Chung Cư

Quản lý tài chính là một trong những hoạt động quan trọng nhất, giúp kiểm soát dòng tiền và nguồn lực trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà:

• Thu Chi Phí Sinh Hoạt: Thu các chi phí như tiền điện, nước, phí vệ sinh, phí gửi xe, internet từ cư dân.
• Quản Lý Thu Chi: Điều này bao gồm việc theo dõi các khoản thu chi phát sinh từ sửa chữa, bảo trì…
• Quản Lý Lương Thưởng: Tính toán và phân phối lương thưởng cho nhân viên quản lý và các nhân viên khác.
• Báo Cáo Tài Chính: Thực hiện thống kê và báo cáo tài chính định kỳ một cách minh bạch.

6. Quản Lý Nhân Viên Tại Tòa Nhà Chung Cư

Hoạt động quản lý nhân viên bao gồm nhiều khía cạnh, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì dịch vụ chất lượng:

• Tuyển Dụng và Phân Bổ Nhân Sự: Tìm kiếm và phân công nhân viên cho các hoạt động khác nhau trong tòa nhà.
• Lập Kế Hoạch và Phân Công Công Việc: Xác định nhiệm vụ cụ thể cho mỗi bộ phận.
• Đánh Giá Nhân Viên: Kiểm tra và đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên.
• Quy Định Thưởng Phạt: Áp dụng các chính sách thưởng phạt để khích lệ nhân viên làm việc hiệu quả.

Chi Phí Quản Lý Căn Hộ Chung Cư

Các Hoạt Động Sử Dụng Phí Quản Lý Chung Cư

Theo các báo cáo từ Bộ Xây dựng và các chuyên gia của GGA, các hoạt động này cần được minh bạch và công khai để cư dân có thể theo dõi và đánh giá

Quản lý một chung cư không phải là công việc đơn giản. Nó đòi hỏi phải thực hiện nhiều hoạt động khác nhau, và mỗi hoạt động đều liên quan đến chi phí quản lý chung cư cụ thể. Dưới đây là một số công việc cơ bản trong quản lý chung cư:

• Kiểm soát và Bảo Dưỡng Hệ Thống Kỹ Thuật: Điều hành, duy trì các hệ thống kỹ thuật trong chung cư.
• Bảo Trì Tòa Nhà và Thiết Bị: Công việc này bao gồm việc bảo dưỡng các thiết bị như thang máy, hệ thống phòng cháy chữa cháy, máy phát điện, và nhiều thiết bị khác.
• Vệ Sinh và Chăm Sóc Cảnh Quan: Bảo đảm vệ sinh chung cư, cũng như chăm sóc cây cối và cảnh quan xung quanh.
• Vận Hành Chung Cư: Các công việc khác liên quan đến việc vận hành chung cư, do đơn vị quản lý thực hiện.

Cách Tính Chi Phí Quản Lý Chung Cư

Cách tính chi phí quản lý chung cư được quy định trong Điều 31 của Thông tư số 02/2016/TT-BXD. Tùy thuộc vào loại chung cư, phương pháp tính phí có thể khác nhau:

• Đối với Căn Hộ Chung Cư: Chi phí được tính dựa trên tổng diện tích sử dụng bên trong căn hộ x với giá dịch vụ quản lý.
• Đối với Khu Nhà Thấp Tầng: Ở đây, chi phí được tính dựa trên diện tích sàn sử dụng x với giá dịch vụ quản lý.

Lợi Ích Của Việc Thuê Đơn Vị Quản Lý Chung Cư Chuyên Nghiệp

Tại sao nên chọn đơn vị chuyên nghiệp để quản lý nhà chung cư?

Theo GGA, việc lựa chọn đơn vị quản lý chuyên nghiệp không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tối ưu hóa trải nghiệm cho cư dân và kéo dài tuổi thọ của tòa nhà.

GGA – Đơn vị quản lý bất động sản hàng đầu

• Lĩnh vực hoạt động: Quản lý bất động sản nói chung và chung cư nói riêng.-
• Danh tiếng: GGA được đánh giá cao về chất lượng dịch vụ và quy trình quản lý.

Dịch vụ và Tính chất của GGA

1. Quy trình chuyên nghiệp:

• Quy trình quản lý vận hành dựa theo tiêu chuẩn quốc tế, điều chỉnh theo từng mô hình chung cư tại Việt Nam.
• Ghi chép và báo cáo rõ ràng cho chủ đầu tư/ban quản lý.

2. Giải pháp tổng thể:

• Bao gồm quản lý khách hàng, vệ sinh, bảo vệ, cơ sở vật chất kỹ thuật, tài chính,…
• Quy trình bài bản, tối đa hóa hiệu quả hoạt động vận hành.

3. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp:

• Tác phong chuyên nghiệp, kỹ năng xử lý tình huống tốt.
• Tận tâm phục vụ, nâng cao trải nghiệm khách hàng và uy tín chủ đầu tư.

4. Chi phí minh bạch và hợp lý:

• Chi phí quản lý rõ ràng, hợp lý.
• Ghi chép chi tiết và báo cáo tài chính minh bạch cho chủ đầu tư.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Quản Lý Chung Cư

1. Quản lý chung cư có bao gồm dịch vụ sửa chữa và bảo trì không?

Có, quản lý chung cư bao gồm dịch vụ sửa chữa và bảo trì hệ thống kỹ thuật như thang máy, hệ thống điện, nước, và phòng cháy chữa cháy để đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn cho cư dân.

2. Làm thế nào để liên hệ với ban quản lý chung cư khi có vấn đề phát sinh?

Cư dân có thể liên hệ với ban quản lý chung cư qua số điện thoại hoặc email được cung cấp tại khu vực thông báo chung hoặc trên website của đơn vị quản lý.

3. Chi phí quản lý chung cư được tính như thế nào?

Chi phí quản lý chung cư thường được tính dựa trên diện tích sử dụng của căn hộ và được quy định rõ ràng trong hợp đồng quản lý giữa đơn vị quản lý và ban quản trị chung cư.

Thông Tin Liên Hệ:

• Trụ sở chính: Tầng 17, tòa nhà Long Tower, số 101-103 Nguyễn Cửu Vân, phường 17, Bình Thạnh, TPHCM
• Website: https://gga.vn/
• Hotline: 0855 555 945

GGA là đơn vị quản lý bất động sản hàng đầu với nhiều chứng nhận quốc tế và đánh giá cao từ khách hàng

Các bài viết liên quan khác: 

• Quản lý chung cư cao tầng ra sao? Mô hình quản lý hiệu quả
• Giải pháp quản lý chung cư tối ưu hóa dịch vụ vận hành tòa nhà
• Phí quản lý chung cư bao gồm những gì? cách tính đơn giản