14 Nội Quy Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Cần Phải Biết

Bạn đang tìm kiếm mẫu nội quy quản lý cho tòa nhà văn phòng? Hãy cùng tìm hiểu bài viết mới từ GGA – công ty hàng đầu trong lĩnh vực quản lý và vận hành tòa nhà với hơn 9 năm kinh nghiệm và nhiều chứng chỉ uy tín trong ngành. GGA đã nhận được nhiều giải thưởng quan trọng, chứng minh sự chuyên nghiệp và uy tín trong lĩnh vực này. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về cách thức xây dựng nội quy hiệu quả, đồng thời đưa ra những lưu ý quan trọng để bạn có thể áp dụng một cách tối ưu nhất.

Nội Quy Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Là Gì?

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm các quy định chi tiết nhằm đảm bảo hoạt động vận hành của tòa nhà được an toàn, hiệu quả. Ví dụ, tại tòa nhà Long Tower do GGA quản lý, việc áp dụng nội quy chặt chẽ đã giúp giảm thiểu 90% các sự cố an ninh và vệ sinh

Các quy định này giúp mọi người trong tòa nhà làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp và an toàn. Dưới đây là các mục chính:

• Quy định về an ninh và an toàn: Đảm bảo an toàn cho mọi cá nhân, tổ chức và tài sản trong phạm vi tòa nhà. Bao gồm cả tác phong và các quy tắc an ninh do đội ngũ bảo vệ thực hiện.
• Quy định về sử dụng và vệ sinh môi trường: Nghiêm ngặt trong việc giữ gìn vệ sinh các khu vực chung, đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp.
• Quy định về gửi xe và vận chuyển: Rõ ràng về quy trình gửi xe, ra vào và vận chuyển hàng hóa, đồ đạc trong tòa nhà, cũng như trách nhiệm sử dụng các trang thiết bị và cơ sở vật chất.
• Quy định về phòng cháy chữa cháy: Đặt ra các biện pháp an toàn nhằm bảo vệ tính mạng và tài sản của mọi người trong trường hợp khẩn cấp. (Theo Điều 14, Luật Xây dựng 2014, nội quy quản lý tòa nhà cần tuân thủ các tiêu chuẩn về an toàn và môi trường)

Theo như nội quy được thiết lập, mỗi cá nhân và tổ chức trong tòa nhà cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này để duy trì trật tự và an toàn chung.

Mẫu Nội Quy Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng

Mẫu nội quy dưới đây được thiết lập để đảm bảo hoạt động của tòa nhà văn phòng diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp:

1. Thời gian làm việc tại tòa nhà văn phòng

Thời gian làm việc tại tòa nhà văn phòng được quy định như sau:

• Buổi sáng: từ 8h00 đến 12h00.
• Buổi chiều: từ 13h30 đến 17h30.

Hoạt động từ thứ Hai đến thứ Bảy, mỗi ngày 8 tiếng.

2. Vấn đề vệ sinh

Để duy trì một môi trường sạch sẽ và an toàn, mọi người cần tuân thủ các quy định vệ sinh sau:

• Không xả rác bừa bãi hay vứt chất thải độc hại làm ô nhiễm môi trường.
• Cấm ném bất kỳ vật thể nào ra từ ban công hoặc từ tầng cao xuống các khu vực công cộng như cầu thang, lan can.
• Tránh viết, vẽ lên các bề mặt như bàn, ghế, tường hoặc các cơ sở vật chất khác của tòa nhà.
• Không mang thức ăn, nước uống vào khu vực làm việc và luôn vứt rác vào nơi quy định.

3. Tác phong và ý thức

Để tạo một không gian làm việc chuyên nghiệp và thoải mái cho mọi người, các quy định sau cần được tuân thủ:

• Duy trì trật tự, hạn chế tiếng ồn trong khu vực làm việc.
• Hút thuốc chỉ được phép ở các khu vực đã được chỉ định.
• Bảo vệ cây cối và không gây hại cho không gian xanh chung của tòa nhà.
• Không để hàng hóa hoặc vật dụng ở hành lang, cầu thang, thang máy, làm cản trở lối đi.
• Sắp xếp gọn gàng bàn làm việc trước khi rời văn phòng.

4. Hành động bị cấm trong tòa nhà

Để đảm bảo an toàn và trật tự trong tòa nhà, các hành động sau đây được nghiêm cấm:

• Mua bán, tàng trữ, sử dụng chất kích thích, chất cấm, chất dễ cháy nổ và chất độc hại.
• Tham gia hoạt động mại dâm, cờ bạc và các hoạt động trái pháp luật khác.
• Tổ chức kinh doanh, buôn bán, thương mại không hợp pháp trong tòa nhà.
• Sử dụng đồ uống có cồn, trừ trường hợp đặc biệt có sự cho phép (như tiệc liên hoan, hội họp).

5. Nội quy với khách hàng đến công tác

Khách hàng đến tòa nhà cần tuân thủ các quy định sau:

• Xuất trình giấy tờ tùy thân và đăng ký nhận thẻ tại quầy lễ tân để ra vào. Trả thẻ khách và nhận lại giấy tờ khi ra về.
• Không thực hiện các hành vi bị cấm trong tòa nhà.
• Không tự do đi lại các khu vực không liên quan hoặc ngoài khu vực đã đăng ký công tác.

6. Nội quy đối với nhà thầu, đơn vị bảo dưỡng, sửa chữa

Nhà thầu và các đơn vị bảo dưỡng, sửa chữa cần chú ý:

• Xuất trình đầy đủ hồ sơ và đăng ký với ban quản lý trước khi bắt đầu công việc.
• Đeo thẻ nhà thầu (cấp khi đăng ký) khi ra vào và trong suốt quá trình làm việc tại tòa nhà.
• Thực hiện các công việc ồn ào như khoan, đục, hàn, sơn ngoài giờ hành chính.
• Các công việc như cắt đá, sắt, thép phải được thực hiện bên ngoài tòa nhà và chỉ chuyển vào khi đã hoàn thiện.
• Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định cấm tại tòa nhà.

7. Nội quy khi sử dụng thang máy

Để đảm bảo trật tự và văn minh trong việc sử dụng thang máy, mọi người cần tuân thủ các quy định sau:

• Tuân theo hướng dẫn sử dụng thang máy được gắn trong thang máy và theo dõi nhân viên hướng dẫn (nếu có).
• Không vứt rác, bôi bẩn hoặc hút thuốc trong thang máy.
• Giữ thái độ lịch sự và văn minh.
• Vận chuyển thực phẩm tươi sống hoặc có mùi trong thùng đậy kín và chỉ được chuyển trước 7h sáng hàng ngày.

8. Nội quy về an ninh tòa nhà

An toàn chung cho tòa nhà văn phòng được đảm bảo thông qua việc tuân thủ nghiêm ngặt nội quy an ninh:

• Tuân thủ các quy định phòng chống cháy nổ, đặc biệt là các sự cố liên quan đến điện.
• Cấm mang chất độc hại, chất dễ cháy nổ và vũ khí vào khu vực văn phòng.
• Cấm sử dụng lửa để đun nấu trong tòa nhà.
• Tham gia tập huấn và diễn tập để nâng cao kỹ năng ứng phó nhanh với các sự cố.
• Giữ các thiết bị phòng cháy chữa cháy ở nơi dễ thấy và chỉ sử dụng khi cần thiết.
• Kiểm tra hệ thống điện trước khi tan làm.
• Không chặn lối thoát hiểm và thang bộ.
• Cấm các hành vi xích mích, đánh nhau và trộm cắp.

9. Nội quy quản lý tài sản

Quản lý cơ sở vật chất và tài sản cá nhân trong tòa nhà được điều chỉnh như sau:

• Đỗ xe theo sự hướng dẫn của bảo vệ và trong khu vực được quy định.
• Cấm vận chuyển chất độc hại và dễ cháy nổ.
• Tài sản cá nhân nên được cất giữ an toàn trong tủ có khóa. Ban quản lý tòa nhà và chủ đầu tư không chịu trách nhiệm cho tài sản bị mất hoặc thất lạc.
• Cấm phá hoại cơ sở vật chất của tòa nhà.
• Sử dụng các thiết bị theo đúng chức năng và tắt khi không sử dụng để tiết kiệm điện.
• Không ra vào các khu vực không được phép.
• Không sử dụng thang máy dành cho người để vận chuyển hàng hóa.
• Báo cáo ngay cho ban quản lý nếu vô tình làm hư hại cơ sở vật chất.

10. Nội quy sửa chữa, thay thế hoặc lắp đặt thêm thiết bị tại văn phòng

Để duy trì trật tự và hiệu quả sử dụng các thiết bị văn phòng, các đơn vị sử dụng cần lưu ý:

• Không được tự ý thay đổi mục đích sử dụng hoặc làm hư hỏng thiết bị.
• Cá nhân hoặc tổ chức thuê nhà có quyền sửa chữa, thay thế hoặc lắp đặt thiết bị mới, miễn là điều này không ảnh hưởng đến thiết bị hoặc các đơn vị khác.
• Nếu có thay đổi ảnh hưởng đến kết cấu hoặc hệ thống kỹ thuật chung của tòa nhà, cần xin phép trước.

11. Quản lý sử dụng khu vực công cộng

Khu vực công cộng trong tòa nhà phải được sử dụng cẩn thận và đúng mục đích:

• Bảo quản và sử dụng đúng mục đích khu vực công cộng. Sửa chữa và chi trả chi phí nếu có hư hỏng.
• Không tự ý nối điện, nước hoặc gây ô nhiễm môi trường trong khu vực này.
• Đặt hàng hóa, vật dụng tại vị trí quy định, tránh để ở hành lang, cầu thang làm cản trở di chuyển.
• Không sử dụng khu vực này cho mục đích riêng.

12. Nội quy PCCC

Các quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) nhằm đảm bảo an toàn cho người và tài sản:

• Tham gia đầy đủ các buổi tập huấn PCCC do ban quản lý tổ chức.
• Cấm hút thuốc, tàng trữ và sử dụng các chất dễ cháy nổ. Cần đăng ký và tuân thủ quy định khi sử dụng các vật dụng này.
• Giảm thiểu rủi ro cháy nổ liên quan đến điện.
• Không chặn lối đi hoặc lối thoát hiểm.
• Tắt tất cả thiết bị điện và khóa cửa trước khi rời văn phòng.
• Nếu phát hiện chất dễ cháy, cần báo động để mọi người có thể di tản và kích hoạt hệ thống báo cháy khẩn cấp.

13. Nội quy với công tác bảo vệ

Để đảm bảo một môi trường làm việc an toàn và chuyên nghiệp, đội ngũ bảo vệ tòa nhà cần tuân thủ các quy định sau:

• Không uống bia rượu hay tổ chức đánh bạc trong tòa nhà.
• Không làm việc riêng hoặc trong tình trạng không làm chủ được hành vi khi đang trực.
• Mặc đồng phục theo quy định của bộ phận bảo vệ.
• Hành xử lịch sự, nhã nhặn và tôn trọng mọi người ra vào tòa nhà.
• Giữ bình tĩnh và khôn khéo trong mọi tình huống, từ xử lý trộm cắp đến các mối đe dọa khác.

Nội quy về bãi giữ xe tại tòa nhà

Tất cả phương tiện di chuyển cá nhân hoặc tổ chức khi gửi tại tòa nhà phải tuân theo các quy định sau:

Quy định chung:

• Đỗ xe tại vị trí được bảo vệ chỉ định, đăng ký biển số xe để dễ dàng kiểm soát.
• Không sửa chữa xe, tạo tiếng ồn hoặc chạy quá tốc độ quy định trong bãi xe.
• Chủ phương tiện phải nhận và trả vé xe khi ra vào. Nếu mất vé, cần xuất trình giấy tờ, lập biên bản và bồi thường theo quy định.
• Chủ sở hữu phương tiện phải tự bảo quản tư trang cá nhân.
• Ban quản lý không chịu trách nhiệm cho các sự cố hư hỏng hoặc mất xe do không tuân thủ quy định.

Quy định riêng:

• Nhân viên tòa nhà phải gửi xe tại khu vực quy định.
• Xe của khách phải đăng ký thông tin, lấy vé xe và đỗ xe theo hướng dẫn của bảo vệ.

Việc thiết lập rõ ràng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này giúp đảm bảo an toàn và trật tự trong tòa nhà, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện cho mọi người.

Mục Đích Của Việc Xây Dựng Quy Chế Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng

Quy chế quản lý tòa nhà văn phòng được công bố rộng rãi để mọi người trong tòa nhà có thể hiểu và tuân theo.

Mục đích chính của các quy định này nhằm mang lại lợi ích cho các cá nhân, doanh nghiệp cho thuê văn phòng, cơ quan quản lý và chủ đầu tư. Cụ thể:

• Đối với cá nhân, doanh nghiệp cho thuê văn phòng: Quy chế giúp họ xây dựng một môi trường quản lý chặt chẽ, qua đó nâng cao uy tín và chuyên nghiệp của đơn vị cho thuê.
• Đối với cơ quan quản lý, chủ đầu tư: Nội quy hỗ trợ định hướng cho các hoạt động quản lý và vận hành tòa nhà. Nó cũng là căn cứ quan trọng để kiểm tra trách nhiệm khi có sự cố trong quá trình quản lý.

“Thông qua quy chế quản lý, chúng ta không chỉ tạo ra một không gian làm việc chuyên nghiệp mà còn đảm bảo sự an toàn và minh bạch trong mọi hoạt động của tòa nhà.”

Lưu Ý Khi Sử Dụng Nội Quy Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Văn Phòng

Đối với người xây dựng

Người xây dựng nội quy quản lý tòa nhà văn phòng cần đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

• Phải có chứng chỉ quản lý vận hành tòa nhà do Bộ Xây dựng cấp.
• Am hiểu rõ ràng các quy định pháp luật liên quan, đảm bảo công bằng, minh bạch.
• Đặt an toàn của con người và tài sản làm ưu tiên hàng đầu trong quản lý và vận hành tòa nhà.

Tiêu chí xây dựng nội quy chuẩn

Khi xây dựng nội quy quản lý, cần lưu ý các tiêu chí sau:

• Đảm bảo công bằng, minh bạch, và rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ của các cá nhân, doanh nghiệp sử dụng văn phòng.
• Các quy định nên ưu tiên bảo đảm an toàn cho người sử dụng, tiếp theo là bảo vệ tài sản và cơ sở vật chất.

Thay đổi nội dung nội quy

Thay đổi nội quy là cần thiết để phù hợp với các tình huống mới hoặc mục đích quản lý tòa nhà:

• Sau khi thay đổi, ban quản lý cần thông báo kịp thời cho tất cả mọi người trong tòa nhà.
• Thông báo có thể được gửi qua email, văn bản, hoặc được dán tại bảng tin.

“Luôn cập nhật và thông báo kịp thời các thay đổi trong nội quy để đảm bảo mọi người trong tòa nhà đều hiểu và tuân thủ đúng quy định.”

Làm Thế Nào Để Thực Hiện Nội Quy Quản Lý Tòa Nhà Hiệu Quả?

Để đảm bảo nội quy tòa nhà văn phòng được thực hiện một cách hiệu quả, ban quản lý tòa nhà cần thực hiện các bước sau:

• Tổ chức tập huấn: Thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn để các cá nhân, tổ chức hiểu rõ và cập nhật các nội quy.
• Giám sát chặt chẽ: Quản lý cần giám sát nghiêm ngặt việc tuân thủ nội quy trong tòa nhà để kịp thời phát hiện và xử lý các trường hợp vi phạm.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Nội Quy Tòa Nhà Văn Phòng

Câu hỏi: Làm thế nào để xử lý vi phạm nội quy trong tòa nhà văn phòng?

Trả lời: Ban quản lý tòa nhà sẽ thực hiện các biện pháp cảnh cáo và phạt tiền, đồng thời thông báo cho các bên liên quan về việc vi phạm để đảm bảo sự tuân thủ nội quy.

Câu hỏi: Tôi có thể yêu cầu thay đổi nội quy quản lý tòa nhà không?

Trả lời: Có, bạn có thể đề xuất thay đổi nội quy thông qua ban quản lý tòa nhà. Mọi thay đổi sẽ được xem xét và thông báo kịp thời nếu được chấp nhận.

Câu hỏi: Ban quản lý tòa nhà có cung cấp dịch vụ hỗ trợ khẩn cấp không?

Trả lời: Có, ban quản lý tòa nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ khẩn cấp 24/7 để xử lý các tình huống khẩn cấp như sự cố an ninh, cháy nổ, hoặc các vấn đề khẩn cấp khác.

Lời kết

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng không chỉ giúp việc quản lý và vận hành trở nên đơn giản, hiệu quả hơn mà còn đảm bảo một môi trường làm việc chuyên nghiệp và an toàn. Để tìm hiểu thêm thông tin về dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà, bạn có thể liên hệ với GGA qua hotline 0855 555 945 để được hỗ trợ và tư vấn tốt nhất.

Các bài viết liên quan khác: 

• Mẫu Nội Quy Quản Lý Nhà Chung Cư Tiêu Chuẩn Mới Nhất
• Mẫu hợp đồng quản lý tòa nhà chung cư, văn phòng đầy đủ
• Mẫu báo cáo quản lý vận hành tòa nhà mới nhất 2024