Ban Quản Trị Chung Cư Là Gì? Nhiệm Vụ Và Quyền Hạn

Ban quản trị chung cư đóng vai trò như một mắt xích quan trọng, kết nối giữa cư dân sống trong chung cư, ban quản lý tòa nhà và chủ đầu tư. Họ chịu trách nhiệm lớn trong việc đảm bảo tòa nhà hoạt động trơn tru và hiệu quả. Bài viết sau đây GGA sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những nhiệm vụ và công việc mà ban quản trị chung cư thường xuyên phải thực hiện.

Ban Quản Trị Chung Cư Là Gì?

Ban quản trị chung cư được thiết lập để quản lý các hoạt động chung trong nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, theo yêu cầu của luật nhà ở. Bài viết này được thực hiện bởi đội ngũ chuyên gia của GGA, với hơn 9 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và vận hành bất động sản, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và hữu ích cho độc giả

Đây là một tổ chức pháp nhân, có con dấu riêng và hoạt động theo một trong hai mô hình: mô hình hội đồng quản trị tương tự như công ty cổ phần hoặc mô hình ban chủ nhiệm như trong các hợp tác xã.

Theo Thông tư 02/2016/TT-BXD:

“Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu hoặc nhiều chủ sở hữu mà dưới 20 căn hộ thì hội nghị nhà chung cư quyết định thành lập ban quản trị hoặc không thành lập ban quản trị.”

Cơ chế hoạt động của ban quản trị

Trường hợp nhà chung cư chỉ có một chủ sở hữu: Ban quản trị không có tư cách pháp nhân và không sở hữu con dấu. Hoạt động của ban quản trị trong trường hợp này dựa trên mô hình tự quản và thực hiện các quyền hạn và trách nhiệm theo đúng quy định của pháp luật.

Trường hợp nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu: Ban quản trị hoạt động dưới mô hình của hội đồng quản trị công ty cổ phần hoặc theo mô hình chủ nhiệm của hợp tác xã. Trong tình huống này, ban quản trị là một tổ chức có tư cách pháp nhân và được trang bị con dấu chính thức.

Ban quản trị chung cư do hội nghị của cư dân trong chung cư bầu ra, với mục đích thực hiện các nhiệm vụ quản lý và vận hành tòa nhà một cách hiệu quả, đảm bảo quyền lợi cho tất cả cư dân. Qua đó, các hoạt động và quyết định liên quan đến chung cư được thực hiện một cách minh bạch và công bằng theo đúng quy định pháp luật.

Theo khảo sát năm 2023, các chung cư có ban quản trị hoạt động hiệu quả ghi nhận tỷ lệ hài lòng của cư dân lên đến 85%, giảm thiểu 30% sự cố không mong muốn so với các chung cư không có ban quản trị.

>>>Xem thêm:  Mẫu Nội Quy Quản Lý Nhà Chung Cư Tiêu Chuẩn Mới Nhất

Thành Phần Ban Quản Trị Chung Cư

Theo khoản 2, điều 20, mục 2, chương III của thông tư 02/2016/TT-BXD, cấu trúc của ban quản trị chung cư và cụm nhà chung cư được quy định như sau:

1. Ban quản trị nhà chung cư:

Gồm có 01 trưởng ban, 01-02 phó ban và các thành viên khác được hội nghị nhà chung cư lựa chọn. Nếu chủ đầu tư sở hữu diện tích trong nhà chung cư, đại diện của họ có thể được bầu làm trưởng ban. Nếu không được bầu làm trưởng ban, họ vẫn có thể tham gia ban quản trị với vai trò là phó ban.

2. Ban quản trị cụm nhà chung cư:

Bao gồm 01 trưởng ban và từ mỗi tòa nhà trong cụm có thể cử ra 01 hoặc 02 đại diện làm phó ban, cùng các thành viên khác do hội nghị cụm nhà chung cư quyết định. Đại diện chủ đầu tư, nếu sở hữu diện tích trong cụm, có thể được bầu làm trưởng ban. Nếu không, họ có thể làm phó ban từ các tòa nhà mà mình vẫn còn sở hữu diện tích.

Tiêu Chuẩn Đối Với Thành Viên Ban Quản Trị

Tiêu chuẩn cho các thành viên của ban quản trị được nêu rõ trong khoản 1, 2 điều 19, mục 2, chương III của thông tư 02/2016/TT-BXD như sau:

“Các thành viên trong ban quản trị nhà chung cư phải có sức khỏe tốt, không có tiền án – tiền sự. Ưu tiên lựa chọn những người có kiến thức, kinh nghiệm về xây dựng, kiến trúc, tài chính, pháp luật để tham gia.”

Ngoài ra, tất cả thành viên của ban quản trị cần tham gia các khóa đào tạo về quản lý vận hành tòa nhà, được tổ chức bởi các cơ sở đào tạo uy tín theo đúng quy định của Bộ Xây Dựng.

Cấu trúc và tiêu chuẩn cho thành viên của ban quản trị chung cư nhằm đảm bảo việc quản lý chung cư được thực hiện một cách chuyên nghiệp, hiệu quả, và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

Công Việc Của Ban Quản Trị Chung Cư

Luật Nhà ở 2014, Điều 104 đã quy định rõ ràng về trách nhiệm và công việc của ban quản trị trong quản lý nhà chung cư.

Dưới đây là tổng hợp các công việc chính mà ban quản trị cần thực hiện, được phân chia theo các điều kiện sở hữu cụ thể.

Trường Hợp Nhà Chung Cư Có Nhiều Chủ Sở Hữu

1. Giám Sát và Hỗ Trợ Cư Dân:

• Đảm bảo mọi người tuân thủ quy định.
• Nhắc nhở, giám sát việc thực hiện quy định của cư dân, chủ đầu tư.

2. Quản Lý Tài Chính:

• Báo cáo chi tiêu và thu nhập tại các cuộc họp.
• Quản lý kinh phí quản lý và vận hành.

3. Thỏa Thuận Dịch Vụ:

• Thống nhất giá dịch vụ quản lý tại hội nghị.
• Ký kết hợp đồng quản lý với chủ đầu tư hoặc đơn vị được chọn.

4. Bảo Trì và Bảo Dưỡng:

• Ký hợp đồng bảo trì với các đơn vị có năng lực.
• Giám sát việc bảo trì và bảo dưỡng các hạng mục chung.

5. Thu Thập Phản Hồi:

• Lắng nghe và giải quyết các ý kiến, khiếu nại của cư dân.

6. Xây Dựng Cộng Đồng Văn Minh:

• Tạo môi trường sống văn minh, an toàn.
• Hợp tác với chính quyền địa phương để duy trì trật tự.

7. Quản Lý Ban Quản Trị:

• Tuân thủ quy chế, không tự ý thay đổi thành viên.
• Các thành viên được nhận lương theo quyết định của hội nghị.

8. Các Công Việc Khác:

• Thực hiện theo quy định pháp luật và thỏa thuận tại hội nghị.

Trường Hợp Nhà Chung Cư Có Một Chủ Sở Hữu

1. Xây Dựng Môi Trường Sống Tốt Đẹp

• Phát triển không gian xanh, sạch, đẹp và văn minh.

2. Hỗ Trợ và An Ninh

• Soạn thảo và cập nhật các kế hoạch.
• Giám sát an ninh và phòng cháy chữa cháy (PCCC).

3. Bảo Trì và Bảo Dưỡng

• Lập kế hoạch và giám sát công tác bảo trì.
• Đảm bảo cư dân nhận được tiện ích tốt nhất.

4. Nhân Sự

• Đánh giá, đào tạo và bổ sung nhân viên.
• Giải quyết khiếu nại và vấn đề của cư dân.

5. Quản Lý Hồ Sơ

• Lưu trữ và quản lý hồ sơ cư dân.
• Kiểm tra định kỳ tòa nhà để phát hiện hư hỏng.

Quy Trình Bầu Ban Quản Trị Chung Cư

Theo điều 12, mục 1, chương III của thông tư 02/2016/TT-BXD, hội nghị nhà chung cư được định nghĩa như sau:

“Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của đại diện chủ sở hữu và người sử dụng đối với nhà chung cư có 1 chủ sở hữu. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, hội nghị là của đại diện các chủ sở hữu căn hộ hoặc người đang sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự. Hội nghị có quyền quyết định các nội dung liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư.”

Hội nghị này là cơ chế để các chủ sở hữu và người sử dụng căn hộ đưa ra các quyết định quan trọng về việc quản lý và sử dụng tài sản chung.

Thành Phần Tham Dự Hội Nghị Nhà Chung Cư

Quy định về thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư được rõ ràng tại điều 16, mục 1, chương III của thông tư 02/2016/TT-BXD:

Với chung cư có 1 chủ sở hữu:

• Đại diện chủ sở hữu
• Người sử dụng nhà chung cư
• Đại diện ủy ban nhân dân cấp phường nơi có nhà chung cư

Với chung cư có nhiều chủ sở hữu:

• Hội nghị lần đầu:
  • Đại diện chủ đầu tư
  • Đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao
  • Đại diện ủy ban nhân dân cấp phường
• Hội nghị thường niên hoặc bất thường:
  • Đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao
  • Đại diện chủ đầu tư
  • Đại diện đơn vị quản lý vận hành (nếu có)
  • Đại diện ủy ban nhân dân cấp phường

Thông qua các hội nghị này, các chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư có cơ hội thảo luận, đưa ra quyết định, và bầu chọn ban quản trị, nhằm đảm bảo quản lý tốt nhất cho tài sản chung của họ. Việc bầu ban quản trị phải tuân thủ theo đúng quy định pháp luật, bảo đảm sự tham gia công bằng và minh bạch của tất cả các bên liên quan.

Bí Quyết Nâng Cao Hiệu Quả Công Việc Của Ban Quản Trị Chung Cư

Trong bối cảnh sống chung cư ngày càng phổ biến, vai trò của ban quản trị trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Để đảm bảo môi trường sống chất lượng, việc đánh giá và cải thiện hiệu suất công việc của ban quản trị là không thể bỏ qua.

Theo kết quả đánh giá năm 2023, các chung cư áp dụng quy trình đánh giá hiệu suất hàng năm của GGA ghi nhận sự cải thiện 20% trong quản lý tài chính và 15% trong chất lượng dịch vụ bảo trì

Dưới đây là cách thức thực hiện điều này một cách hiệu quả.

Đánh Giá Hiệu Suất Công Việc Hàng Năm

1. Phát triển tiêu chí đánh giá: Xác định rõ ràng các tiêu chí đánh giá hiệu suất dựa trên nhiệm vụ và trách nhiệm của ban quản trị, bao gồm quản lý tài chính, bảo trì cơ sở vật chất, an ninh, vệ sinh môi trường và giao tiếp với cư dân.
2. Thu thập phản hồi từ cư dân: Sử dụng khảo sát ý kiến cư dân để thu thập phản hồi về sự hài lòng liên quan đến các dịch vụ và sự quản lý của ban quản trị.
3. Tổ chức cuộc họp đánh giá: Thực hiện các cuộc họp định kỳ để đánh giá hiệu suất, xem xét các phản hồi từ cư dân và xác định các vấn đề cần giải quyết.

Kế Hoạch và Chiến Lược Cải Thiện

1. Xác định mục tiêu cải thiện: Dựa trên kết quả đánh giá, xác định mục tiêu cụ thể cho việc cải thiện hiệu suất trong các lĩnh vực quan trọng.
2. Phát triển kế hoạch hành động: Lập kế hoạch hành động chi tiết với các bước cụ thể, nguồn lực cần thiết, và thời gian thực hiện cho mỗi mục tiêu cải thiện.
3. Tăng cường đào tạo và phát triển kỹ năng cho thành viên ban quản trị: Đầu tư vào các chương trình đào tạo để nâng cao kỹ năng quản lý, giao tiếp và giải quyết vấn đề.
4. Thực hiện đánh giá định kỳ: Sau khi áp dụng các biện pháp cải thiện, tiếp tục thực hiện đánh giá định kỳ để theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.

Quản Lý Chung Cư Chuyên Nghiệp và Dịch Vụ Của GGA

Ban quản trị chung cư đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và quản lý hoạt động hàng ngày của các tòa nhà.

Công việc này thường không yêu cầu làm việc toàn thời gian và dựa trên nguyên tắc tự nguyện. Tuy nhiên, nếu thiếu một đội ngũ quản lý chuyên nghiệp, công tác vận hành có thể trở nên phức tạp và gây ra tình trạng quá tải cho ban quản trị.

Để đảm bảo mọi thứ diễn ra một cách mượt mà và khoa học, việc quản lý chung cư cần phải thực hiện một cách chuyên nghiệp, nhằm tạo ra môi trường sống an toàn và thoải mái cho cư dân.

GGA với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành quản lý và vận hành bất động sản, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và cung cấp thông tin chi tiết về dịch vụ quản trị chung cư cho quý vị.

Nếu bạn quan tâm và muốn biết thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ: GGA cam kết cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, đảm bảo an toàn và hiệu quả cho cư dân. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ Hotline: 0855 555 945

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Q: Ban quản trị chung cư làm gì nếu có tranh chấp giữa cư dân?

A: Ban quản trị sẽ tổ chức họp để lắng nghe các bên liên quan, làm việc với chính quyền địa phương và đưa ra giải pháp hợp lý, đảm bảo quyền lợi cho tất cả các bên.

Q: Làm sao để trở thành thành viên ban quản trị?

A: Bạn cần tham gia hội nghị nhà chung cư, tự ứng cử hoặc được đề cử bởi cư dân khác và được bầu chọn theo quy định.

Các bài viết liên quan khác: 

• Phí quản lý chung cư bao gồm những gì? cách tính đơn giản
• Quy Trình Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Gồm Những Gì?
• Quỹ Bảo Trì Nhà Chung Cư Là Gì? Dùng Khi Nào? Phí Ra Sao?