Quy trình quản lý an ninh tòa nhà chi tiết và an toàn

Việc đảm bảo an ninh luôn là ưu tiên hàng đầu trong mỗi khu dân cư. Công việc quản lý an ninh tòa nhà cần được thiết kế một cách tỉ mỉ và thực hiện một cách nghiêm túc, nhằm bảo vệ an toàn cho tài sản và cuộc sống của những người dân sống và làm việc tại đó, giúp họ có được một môi trường sống đảm bảo và chất lượng. Để thực hiện điều này, ban quản lý của tòa nhà cũng như nhân viên an ninh cần phải theo dõi và thực hiện một cách nghiêm ngặt các quy định về an ninh đã được đặt ra.

Lập Kế Hoạch An Ninh Cho Tòa Nhà

Để đảm bảo an ninh tòa nhà một cách hiệu quả, việc thiết lập một phương án an ninh là bước không thể thiếu. Cụ thể:

• Khảo sát tòa nhà: Cần nắm rõ kết cấu và đặc điểm của tòa nhà để đề xuất các giải pháp kiểm soát an ninh phù hợp với mỗi khu vực.
• Phân bố nguồn lực: Bao gồm việc sắp xếp nhân sự và trang bị các công cụ lao động cần thiết cho công việc an ninh.

Quy Trình Kiểm Soát An Ninh

Kiểm Soát Hàng Hóa

Để quản lý việc vận chuyển hàng hóa ra vào tòa nhà, cần thực hiện các bước sau:

1. Yêu cầu khai báo: Mọi người khi mang hàng hóa ra khỏi tòa nhà phải khai báo.
2. Kiểm tra giấy tờ: Xác minh tính hợp lệ của giấy tờ liên quan đến hàng hóa.
3. Xử lý vi phạm: Giữ lại người và hàng hóa nếu phát hiện thủ tục không đúng.
4. Kiểm tra thực tế: Đối chiếu số lượng và loại hàng hóa thực tế.
5. Cho phép xuất hàng: Nếu mọi thủ tục đều đúng, cho phép hàng hóa rời tòa nhà.
6. Ghi chép và lưu trữ: Lưu thông tin vào sổ theo dõi và giữ lại giấy phép.

Kiểm Soát Khách Ra Vào

Quản lý khách ra vào tòa nhà qua các bước:

• Thu thập thông tin: Nhân viên an ninh cần hỏi thông tin khách và chỉ dẫn họ liên hệ với Lễ tân hoặc CSKH.
• Xác nhận thông tin: Lễ tân/CSKH xác minh thông tin khách và hướng dẫn họ nếu đúng.
• Từ chối nếu cần: Nếu thông tin không chính xác, Lễ tân có quyền từ chối.
• Phối hợp an ninh nếu cần: Yêu cầu sự hỗ trợ của bộ phận an ninh nếu khách cố tình vi phạm quy định.
• Ghi hồ sơ khách: Lễ tân chịu trách nhiệm ghi chép quá trình ra vào của khách.

Khám Xét

Khám xét khách ra/vào chỉ được thực hiện khi cần thiết:

• Mục đích: Ngăn chặn khách mang theo vũ khí, chất nổ hoặc thực hiện hành vi trộm cắp.
• Quy định thực hiện: Phải nhanh chóng, bảo đảm sự riêng tư và tuân theo quy định chung.

Quy Trình Xử Lý Sự Cố An Ninh

Ghi Nhận Và Xử Lý Sự Cố

Ghi Nhận Thông Tin Sự Cố

Khi phát hiện hoặc nhận thông tin về sự cố:

1. Xác định nguồn thông tin: Ai là người báo cáo? Ở đâu?
2. Định vị sự cố: Xác định địa điểm và mức độ nghiêm trọng của sự cố.
3. Ghi chép cẩn thận: Cập nhật mọi thông tin vào sổ ghi chép một cách đầy đủ.

Xử Lý Vụ Việc

Tùy theo tính chất sự cố:

• Trực tiếp hoặc điện thoại xác minh: Cử người kiểm tra hoặc liên hệ qua điện thoại để xác minh thông tin.
• Cử lực lượng an ninh: Điều động ngay lực lượng an ninh đến hiện trường nếu cần.

Ghi Hồ Sơ Và Báo Cáo

Ghi Hồ Sơ Sự Cố

Quy trình ghi chép bao gồm:

• Biên bản vụ việc: Theo mẫu của tòa nhà, ghi rõ diễn biến.
• Biên bản khám nghiệm: Nếu có hiện trường cần khám nghiệm.
• Ghi lời khai và giải quyết: Thực hiện theo quy trình đã định.

Báo Cáo Vụ Việc

Báo cáo kịp thời: Người thụ lý phải báo cáo vụ việc cho Giám sát dịch vụ hoặc Trưởng Ban Quản lý Tòa nhà trong cùng ngày.

Quản Lý Công Cụ Hỗ Trợ An Ninh

Công Cụ Hỗ Trợ Quy Trình

• – Sổ ghi chép: Phải nộp sổ hàng tháng và nhận sổ mới.
• – Giao ca an ninh: Giao nhận vật dụng đúng giờ và ghi chép đầy đủ nếu có thiếu sót.

Quản Lý Vật Dụng

• – Biên bản sử dụng: Luôn giữ số lượng biên bản ở mức 50, photo thêm nếu cần.
• – Báo cáo hư hỏng: Báo cáo ngay nếu có vật dụng hư hỏng hoặc mất và đề xuất mua mới.
• – Quy định về vé xe: Thông báo ngay nếu vé xe bị mất và phổ biến thông tin cho toàn bộ nhân viên an ninh.
• – Giao nhận vật dụng: Ca sau chỉ nhận số lượng vật dụng theo hiện trạng từ ca trước.

Quy Trình Tuần Tra An Ninh Chi Tiết

Tuần tra an ninh trong toà nhà là một nhiệm vụ quan trọng, bảo đảm an toàn cho mọi người và tài sản. Dưới đây là các bước cần thực hiện:

• Kiểm Soát Giao Ca và Chuyển Ca:
  • Đảm bảo quá trình giao ca, chuyển ca diễn ra một cách trơn tru giữa các bộ phận.
• Phòng Ngừa Cháy Nổ:
  • Thực hiện các biện pháp kiểm tra định kỳ để ngăn chặn rủi ro cháy nổ.
• Kiểm Tra Việc Ngắt Điện và Máy Tính:
  • Đảm bảo tất cả thiết bị điện và máy tính trong khu vực văn phòng được tắt sau giờ làm.
• Kiểm Tra Việc Khoá Cửa:
  • Kiểm tra tất cả cửa ra vào của khu văn phòng và kho hàng có được khoá chắc chắn hay không.
• Tuần Tra Các Điểm Có Khả Năng Bị Đột Nhập:
  • Kiểm tra lối thoát hiểm và hành lang để phát hiện sớm dấu hiệu đột nhập.
• Tuần Tra Hành Lang và Các Tầng:
  • Điều tra kỹ lưỡng mọi khu vực công cộng trong toà nhà, bao gồm hành lang và các tầng khác nhau.
• Kiểm Tra Phòng Thuê Của Khách Hàng:
  • Xem xét từ bên ngoài để kiểm tra tình trạng khoá cửa và việc sử dụng điện của các phòng thuê.

Quy Trình Quản Lý Phương Tiện Ra Vào Tòa Nhà

Xe Ô Tô

Tiếp Đón Khách:

1. Khi khách đỗ xe, nhân viên an ninh nhanh chóng tiếp cận để giúp mở cửa xe.

2. Chào hỏi khách hàng bằng câu: “dạ, chào anh/chị”.

Quyết Định Gửi Xe:

1. Nhân viên an ninh sẽ hỏi khách hàng xem có muốn gửi xe tại tòa nhà không.

2. Nếu khách hàng không muốn gửi, họ có thể tự đỗ xe (thường khi có tài xế riêng).

3. Nếu khách hàng đồng ý, nhân viên an ninh sẽ tiến hành thủ tục gửi xe.

Xe Máy

Hỗ Trợ Đỗ Xe và Ghi Phiếu:

1. Khi khách dừng xe máy, nhân viên bảo vệ ghi phiếu giữ xe hoặc cung cấp thẻ từ cho khách.

2. Hướng dẫn khách hàng vào khu vực đỗ xe quy định.

Quản Lý Xe Đã Đỗ:

1. Nhân viên an ninh sắp xếp xe cẩn thận, tránh va chạm với các vật khác.

2. Xe cần được dựng ngay ngắn, thẳng hàng, tại vị trí quy định, không để xe xây sát do va chạm.

3. Nhân viên an ninh tuần tra khu vực, nhắc nhở người lạ ra khỏi khu vực đỗ xe nếu cần.

Các bài viết liên quan khác: 

• 8 Loại Hệ Thống Quản Lý An Ninh Tòa Nhà Hiện Đại
• 5 Nhiệm Vụ Chính Của Bảo Vệ Tòa Nhà Chung Cư, Văn Phòng
• 7 Phương Án Bảo Vệ Tòa Nhà Văn Phòng, Chưng Cư Hiệu Quả