Mẫu Quy Định Quản Lý Tòa Nhà Đúng Chuẩn, Chi Tiết 2024

Để tòa nhà hoạt động một cách hiệu quả và không gặp trở ngại, việc tuân theo các quy định là không thể thiếu. Hãy cùng GGA, đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực quản lý tòa nhà với hơn 9 năm kinh nghiệm, tìm hiểu các quy định quản lý tòa nhà quan trọng này. Điều này giúp cho việc vận hành tòa nhà trở nên suôn sẻ hơn, đồng thời đảm bảo tòa nhà được khai thác một cách tối ưu nhất

Quy Định Quản Lý Tòa Nhà Là Gì?

Quy định quản lý tòa nhà văn phòng là thuật ngữ dùng để chỉ tổ hợp các quy tắc và hướng dẫn mà chủ đầu tư cùng ban quản lý tòa nhà đề ra. nhằm đảm bảo hoạt động hàng ngày của tòa nhà tuân thủ theo pháp luật và tối ưu hóa hiệu quả vận hành

Mục đích của những quy định này là để điều chỉnh các hoạt động hàng ngày của tòa nhà, đảm bảo chúng phù hợp với pháp luật. Bao gồm các nội dung chính như:

• Quy định về vấn đề giữ gìn vệ sinh và thẩm mỹ của tòa nhà.
• Các điều khoản bảo đảm an ninh, an toàn và trật tự nơi công cộng.
• Hướng dẫn bảo trì, bảo dưỡng cũng như quản lý kỹ thuật.
• Nguyên tắc vận hành liên quan đến truyền thông và quan hệ khách hàng.
• Điều lệ quản lý và sử dụng tài sản chung cũng như tài sản riêng trong tòa nhà.
• Quy định về các khoản phí quản lý tòa nhà văn phòng cần đóng góp cho việc quản lý và vận hành tòa nhà.

Sau khi những quy định này được thông qua, tất cả nhân viên, các bộ phận liên quan đều phải tuân theo.

Chủ đầu tư và các thành viên trong ban quản lý tòa nhà, tùy theo vai trò và trách nhiệm của mình, sẽ có nhiệm vụ hỗ trợ, giải thích và điều chỉnh hoạt động của mọi người trong quá trình thực hiện những quy tắc này.

Mục Đích Của Quy Định Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng

Mục tiêu chung

Quy định quản lý tòa nhà văn phòng không chỉ là những nguyên tắc cứng nhắc mà còn là nền tảng để tạo nên một môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp và hiệu quả. Chúng giúp bảo vệ quyền lợi của người sử dụng, chủ đầu tư, đồng thời đảm bảo an toàn cho con người và tài sản.

Mục đích là để mọi người, từ nhân viên, khách hàng cho đến nhà thầu, đều hiểu và tuân thủ các quy định này khi sử dụng tòa nhà.

Việc này giúp cho việc quản lý và vận hành tòa nhà được thực hiện một cách trật tự và đồng bộ ngay từ ban đầu.

Ngoài ra, quy định này còn giúp bảo vệ quyền lợi của người sử dụng và chủ đầu tư, đồng thời đảm bảo an toàn cho con người và tài sản trong quá trình sử dụng tòa nhà.

Qua đó, tạo nên một môi trường làm việc văn minh, an toàn, kỷ luật, hướng tới sự phát triển lâu dài và bền vững.

Mục tiêu riêng

Đối với các cá nhân và doanh nghiệp thuê mặt bằng, quy định này không chỉ đảm bảo an toàn cho tính mạng và tài sản, mà còn góp phần xây dựng một môi trường làm việc nghiêm túc và chuyên nghiệp.

Điều này giúp tạo dựng một không gian làm việc lành mạnh và an toàn, cũng như nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.

Đối với chủ đầu tư và cơ quan quản lý, quy định này đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và định hướng các hoạt động vận hành tòa nhà.

Nó không chỉ giúp mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, mà còn là cơ sở để xác định và xử lý trách nhiệm khi có sai phạm xảy ra trong quản lý tòa nhà.

Mẫu Các Quy Định Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng

Trong quản lý một tòa nhà văn phòng, việc tuân thủ các quy định cụ thể là rất quan trọng để đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp và thoải mái cho tất cả mọi người. Những quy định này không chỉ giúp duy trì trật tự mà còn tạo ra một không gian làm việc lành mạnh và an toàn

Dưới đây là các điểm chính cần lưu ý:

Thời Gian Làm Việc

Thời gian làm việc chính thức được áp dụng từ thứ 2 đến thứ 7, mỗi ngày 8 tiếng:

• Buổi sáng từ 8h00 đến 12h00.
• Buổi chiều từ 13h30 đến 17h30.

Vệ Sinh Chung

Mọi người cần phải giữ gìn vệ sinh chung của tòa nhà:

• Không xả rác bừa bãi hoặc vứt chất thải độc hại.
• Cấm ném bất kỳ vật thể nào từ ban công hoặc các tầng cao xuống.
• Tránh viết, vẽ lên bàn, ghế, tường hoặc các cơ sở vật chất chung.
• Không mang thức ăn và nước uống vào khu vực làm việc, vứt rác đúng nơi quy định.

Tác Phong và Ý Thức

Để tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp:

• Duy trì trật tự, hạn chế tiếng ồn.
• Hút thuốc chỉ ở khu vực đặc biệt chỉ định.
• Bảo vệ cây cối trong khuôn viên tòa nhà.
• Không chất hàng hóa hay vật dụng trên hành lang, cầu thang, thang máy.
• Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng trước khi kết thúc ngày làm việc.

Xem thêm: 10 Kinh Nghiệm Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hiệu Quả

Hành Động Bị Cấm

Các đơn vị và cá nhân sử dụng tòa nhà cần tránh những hành vi sau:

• Mua bán, tàng trữ, sử dụng chất kích thích, chất cấm, chất dễ cháy, nổ và chất độc hại.
• Thực hiện hoạt động mại dâm, cờ bạc và các hành vi phạm pháp khác.
• Tổ chức kinh doanh, buôn bán trái phép.
• Sử dụng đồ uống có cồn ngoại trừ các sự kiện được phép như liên hoan, hội họp.

Quy định Dành Cho Khách Hàng Đến Công Tác

Khi khách hàng đến tòa nhà công tác, họ cần:

• Xuất trình giấy tờ tùy thân và làm thủ tục nhận thẻ tại quầy lễ tân.
• Tuân thủ các quy định nội bộ của tòa nhà.
• Không tự ý di chuyển đến các khu vực không liên quan hoặc không được phép.

Quy Định Đối Với Nhà Thầu và Đơn Vị Bảo Dưỡng

Nhà thầu và đơn vị bảo dưỡng cần:

• Xuất trình đầy đủ hồ sơ và đăng ký với ban quản lý tòa nhà trước khi thực hiện công việc.
• Nhân viên phải đeo thẻ nhận diện trong suốt thời gian làm việc tại tòa nhà.
• Các công việc gây ồn như khoan, đục, hàn, sơn, phải thực hiện ngoài giờ hành chính.
• Hoạt động như cắt đá, cắt sắt, cắt thép phải được thực hiện bên ngoài trước khi đưa vào tòa nhà.

Quy định Khi Sử Dụng Thang Máy

• Tuân thủ hướng dẫn sử dụng thang máy.
• Giữ gìn vệ sinh, không hút thuốc trong thang máy.
• Hành xử lịch sự và văn minh.
• Khi vận chuyển thực phẩm tươi sống hoặc có mùi, cần cất vào thùng kín và chỉ chuyển trước 7h sáng hàng ngày.

Quy định Về An Ninh Tòa Nhà

• Tuân thủ các quy định phòng cháy chữa cháy.
• Không mang chất độc hại, chất gây cháy nổ, vũ khí vào tòa nhà.
• Cấm sử dụng lửa trong tòa nhà.
• Tham gia các buổi tập huấn an toàn.
• Không sử dụng dụng cụ PCCC cho mục đích cá nhân.
• Kiểm tra hệ thống điện trước khi kết thúc ngày làm việc.
• Không chặn lối thoát hiểm.
• Cấm xích mích, đánh nhau, trộm cắp trong tòa nhà.

Quy định Quản Lý Tài Sản Trong Tòa Nhà

• Đỗ xe theo hướng dẫn của bảo vệ và bảo quản tài sản cá nhân.
• Không vận chuyển chất độc hại, dễ cháy nổ.
• Tài sản cá nhân nên được cất giữ an toàn.
• Cấm phá hoại cơ sở vật chất của tòa nhà.
• Sử dụng thiết bị đúng cách và tắt khi không sử dụng.
• Không vào khu vực không phận sự.
• Không sử dụng thang máy dành cho người để vận chuyển hàng hóa.
• Báo cáo cho ban quản lý nếu làm hỏng cơ sở vật chất.

Quy định Sửa Chữa và Cải Tạo Tại Văn Phòng

• Không được tự ý thay đổi mục đích sử dụng hoặc làm hỏng các thiết bị.
• Có quyền sửa chữa hoặc thay thế thiết bị miễn là không ảnh hưởng đến người khác hoặc cơ sở vật chất.
•  Cần xin phép nếu việc thay đổi ảnh hưởng đến kết cấu hoặc hệ thống kỹ thuật chung của tòa nhà.

Quản Lý Sử Dụng Khu Vực Công Cộng

• Bảo quản và sử dụng đúng mục đích khu vực chung.
• Không làm ô nhiễm, nối điện, nước trái phép.
• Đặt hàng hóa, vật dụng ở nơi quy định, không chặn hành lang, cầu thang.
• Không sử dụng khu vực công cộng cho mục đích cá nhân.

Quy định Phòng Cháy Chữa Cháy (PCCC)

• Tham gia đầy đủ các buổi tập huấn PCCC.
• Cấm hút thuốc, tàng trữ, sử dụng chất gây cháy, nổ.
• Hạn chế sự cố điện.
• Không chặn lối đi hoặc lối thoát hiểm.
• Tắt thiết bị điện, khóa cửa sau khi làm việc.
• Kích hoạt hệ thống báo cháy và cảnh báo người xung quanh khi phát hiện chất cháy nổ.

Quy định Dành Cho Nhân Viên Bảo Vệ

• Không uống rượu bia hoặc tổ chức đánh bạc trong tòa nhà.
• Luôn mặc đồng phục theo quy định và không làm việc riêng khi đang trực.
• Phải lịch sự, tôn trọng mọi người và duy trì thái độ bình tĩnh, tỉnh táo trong mọi tình huống.

Quy định Về Bãi Giữ Xe Tòa Nhà

• Quy định chung:
  • Đậu xe đúng nơi quy định và theo hướng dẫn của bảo vệ.
  • Không sửa chữa xe, gây ồn hoặc chạy quá tốc độ quy định.
  • Lấy và trả vé xe. Nếu mất vé phải xuất trình giấy tờ và bồi thường theo quy định.
  • Chủ sở hữu phương tiện tự chịu trách nhiệm bảo quản tư trang cá nhân.
  • Ban quản lý không chịu trách nhiệm với hư hỏng hoặc mất mát không theo quy định.
• Quy định riêng:
  • Nhân viên làm việc tại tòa nhà phải đăng ký biển số và gửi xe đúng nơi quy định.
  • Khách đến tòa nhà phải đăng ký thông tin, lấy vé và đậu xe theo chỉ dẫn của bảo vệ.

Những Lưu Ý Quy Định Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Văn Phòng

1. Hướng dẫn dành cho người xây dựng quy định

Đối với những người chịu trách nhiệm xây dựng quy định quản lý tòa nhà văn phòng, họ cần có chứng chỉ do Bộ Xây Dựng cấp.

Điều này đảm bảo họ có đủ năng lực và kiến thức chuyên môn. Khi xây dựng quy định, họ phải chú trọng đến việc tuân thủ pháp luật, đảm bảo công bằng và minh bạch. Hơn nữa, an toàn của người dân và tài sản trong tòa nhà là ưu tiên hàng đầu.

2. Các tiêu chí quan trọng khi xây dựng quy định

Khi xây dựng quy định, cần phải chú ý đến những tiêu chí sau:

– Đảm bảo rằng quy định mang tính công bằng, minh bạch và làm rõ quyền lợi cũng như nghĩa vụ của mọi cá nhân và doanh nghiệp sử dụng tòa nhà.

– Các quy định cần tập trung vào việc bảo vệ an toàn cho người sử dụng. Sau đó mới đến việc bảo vệ tài sản và cơ sở vật chất của tòa nhà.

3. Cập nhật và thông báo thay đổi quy định

Nếu có sự thay đổi trong quy định để phù hợp hơn với điều kiện hoặc mục đích quản lý của tòa nhà, ban quản lý cần phải cập nhật kịp thời.

Mọi thay đổi sau khi được duyệt phải được thông báo rộng rãi đến tất cả mọi người trong tòa nhà. Thông báo này có thể được gửi qua email, văn bản hoặc thông qua việc dán tại bảng tin của tòa nhà.

Xem thêm: 7 Phương Án Bảo Vệ Tòa Nhà Văn Phòng, Chưng Cư Hiệu Quả

Cách Đảm Bảo Quy Định Quản Lý Tòa Nhà Hiệu Quả

Trong quản lý tòa nhà văn phòng, việc đảm bảo mọi người tuân theo quy định không phải là điều dễ dàng.

Để làm được điều này, cần có sự nỗ lực liên tục từ ban quản lý cũng như từ mọi người trong tòa nhà. Một số biện pháp có thể được áp dụng như sau:

1. Tổ Chức Hoạt Động Truyền Thông và Tập Huấn

Điều quan trọng là mọi cá nhân, từ nhân viên đến quản lý, phải hiểu rõ về các quy định quản lý tòa nhà.

Việc tổ chức các buổi tập huấn, hội thảo, và các chiến dịch truyền thông sẽ giúp mọi người nắm bắt thông tin một cách rõ ràng và đầy đủ.

2. Kiểm Tra và Giám Sát Thường Xuyên:

Ban quản lý tòa nhà nên có kế hoạch tuần tra và giám sát định kỳ. Việc này giúp kiểm tra xem các quy định có được tuân theo hay không và giúp phát hiện, nhắc nhở, và xử lý kịp thời các trường hợp vi phạm.

3. Quy định Là Kim Chỉ Nam

Quy định không chỉ là tập hợp các quy tắc mà còn là hướng dẫn cho hoạt động hàng ngày trong tòa nhà.

Nó phải được coi là nền tảng quan trọng trong việc quản lý và vận hành tòa nhà.

Cuối cùng, nếu bạn cần tìm hiểu thêm về cách xây dựng và thực hiện quy định, hoặc cần sử dụng dịch vụ quản lý, vận hành tòa nhà, hãy liên hệ với GGA. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và cam kết chất lượng cao, chúng tôi sẽ cung cấp tư vấn và hỗ trợ bạn một cách tận tâm và chuyên nghiệp. Đừng quên tham khảo các bài viết liên quan khác để có thêm thông tin hữu ích.

Các bài viết liên quan khác: 

• Mẫu hợp đồng quản lý tòa nhà chung cư, văn phòng đầy đủ
• Mẫu Nội Quy Quản Lý Nhà Chung Cư Tiêu Chuẩn Mới Nhất
• Mẫu báo cáo quản lý vận hành tòa nhà mới nhất 2024