Bạn đang tìm kiếm phương án quản lý vận hành chung cư hiệu quả? Băn khoăn không biết chọn dịch vụ quản lý nào vừa uy tín vừa chuyên nghiệp? Hãy để bài viết của GGA – đơn vị quản lý tòa nhà hàng đầu hiện nay, được vinh danh với giải thưởng ‘Thương Hiệu Mạnh Quốc Gia 2024’ – giải đáp mọi thắc mắc cho bạn.
Phương Án Quản Lý Chung Cư Hiệu Quả
Với hơn 9 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý vận hành bất động sản, GGA đã xây dựng những kế hoạch cụ thể và chi tiết cho từng loại công việc như an ninh, vệ sinh, kỹ thuật, hành chính và nhân sự. Mỗi quy trình đều được thiết kế dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế và đã được chứng minh hiệu quả qua nhiều dự án thành công, bao gồm tòa nhà Long Tower và nhiều chung cư cao cấp khác
1. Phương án an ninh trong chung cư
An ninh là một phần quan trọng giúp cư dân cảm thấy an toàn và tin tưởng khi sống trong chung cư. Để quản lý an ninh hiệu quả, cần thực hiện những công việc sau:
- Tuần tra và giám sát: Bảo vệ cần thường xuyên tuần tra sảnh, kiểm tra an ninh qua camera, thang máy và các khu vực chung khác.
- Hiểu rõ mặt bằng tòa nhà: Bảo vệ cần biết rõ về mặt bằng tòa nhà, bao gồm lối vào, lối thoát hiểm, khu vực để xe, để có thể hướng dẫn khách và xử lý các tình huống khẩn cấp.
- Kiểm tra kỹ lưỡng: Đảm bảo rằng các khu vực công cộng, hệ thống PCCC, hành lang, lối đi luôn sạch sẽ, thông thoáng và an toàn.
- Xử lý rác thải: Rác thải ở khu vực công cộng cần được thu gom và xử lý đúng quy định.
Dưới đây là bảng phân công nhiệm vụ cho nhóm an ninh mà bạn có thể xem qua, bảng này đã được áp dụng thành công trong các dự án như tòa nhà Sky Garden, giúp đảm bảo an ninh tối ưu và nâng cao sự hài lòng của cư dân
| STT | Vị trí | Số vị trí | Thời gian làm việc | Nhiệm vụ |
| 1 | Trưởng ca | 1 | 24/24 | Kiểm soát + tuần tra chung |
| 2 | Tuần tra (sảnh và camera) | 1 | 24/24 | Đảm bảo an toàn cho khu vực sảnh, thang máy. Giám sát camera, phát hiện kịp thời các tín hiệu báo cháy |
| 3 | Kiểm soát xe ra vào | 1 | 24/24 | Quản lý các phương tiện ra vào |
| 4 | An ninh | 1 | 24/24 | Đảm bảo an toàn cho khu vực sảnh, thang máy |
Phát hiện và xử lý nguy cơ an ninh:
- Người và phương tiện đáng ngờ: Bảo vệ cần nhận dạng và theo dõi những người hoặc phương tiện có dấu hiệu khả nghi, không chạm vào hoặc di chuyển các phương tiện nghi ngờ chứa vật liệu nổ.
- Cửa không khóa: Khi phát hiện cửa không khóa, báo ngay cho trưởng ca và không được tự ý lục lọi.
- Niêm phong bị hỏng: Bảo vệ cần báo cáo ngay khi phát hiện niêm phong bị hỏng hoặc mất, và tiến hành lập biên bản.
Báo cáo và tuần tra:
- Đảm bảo tuần tra đúng quy định: Thời gian và tần suất tuần tra cần được thực hiện đúng theo quy định.
- Báo cáo chi tiết: Mọi báo cáo tuần tra cần được điền đầy đủ thông tin và các thiết bị bàn giao phải ở trong tình trạng tốt.
2. Phương án vệ sinh toàn diện cho chung cư
Vệ sinh chung cư là một trong những công tác không thể lơ là nhằm đảm bảo môi trường sống sạch sẽ và thoáng mát cho cư dân. Để quản lý vệ sinh một cách hiệu quả, cần có hai yếu tố chính:
1. Phân công lao động rõ ràng.
Mỗi nhân viên được giao nhiệm vụ cụ thể và được đào tạo kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả công việc cao nhất. Dưới đây là ví dụ về bảng phân công nhân sự vệ sinh mà GGA đã áp dụng cho khách hàng của mình, giúp duy trì môi trường sống sạch sẽ và an toàn
2. Quy trình kiểm soát chất lượng công việc vệ sinh.
Phân chia nhân sự vệ sinh
Dưới đây là ví dụ về bảng phân công nhân sự vệ sinh được GGA thiết kế cho một khách hàng:
| STT | Vị trí | 7h00 – 17h00 | 7h00 – 16h00 | 6h00 – 20h00 |
| Căn hộ | ||||
| 1 | Hầm B1, thang bộ | 1 | ||
| 2 | Hành lang các tầng | 1 | ||
| 3 | Sảnh, thang máy, ngoại cảnh | 1 | ||
| Thương mại | ||||
| 1 | Hành lang công cộng tầng 1, 2 | 1 | ||
| 2 | Hành lang, toilet các tầng 3, 4 | 1 | ||
| Tổng nhân sự | 3 | 1 | 1 |
Ban quản lý chung cư sẽ điều chỉnh nhân sự phù hợp với quy mô và diện tích của chung cư.
Quản lý chất lượng vệ sinh
Quy trình quản lý chất lượng vệ sinh được thực hiện theo các bước sau:
- Lập bảng công việc vệ sinh dựa trên hợp đồng.
- Nhận kế hoạch làm việc hàng tháng từ nhà thầu.
- Theo dõi hàng ngày các khu vực vệ sinh bởi trưởng ban quản lý:
- Sảnh thang và bên trong cabin thang máy.
- Hành lang và khu vực phòng rác.
- Thùng thư, cửa và vách kính, vách đá.
- Khu vực đậu xe và tầng hầm.
- Khu vực sân vườn, rãnh thoát nước.
- Các phòng chức năng và tiện ích khác.
- Thu gom rác và theo dõi khối lượng rác hàng ngày
4. Kiểm tra định kỳ hàng tuần và hàng tháng:
-
- Hàng tuần: Quét tay vịn cầu thang, lau thiết bị PCCC, vệ sinh thùng rác.
- Hàng tháng: Vệ sinh hành lang, quét mạng nhện, vệ sinh rãnh thoát nước, mái che.
Mỗi bước trong quy trình đều được theo dõi và báo cáo định kỳ để đảm bảo chất lượng dịch vụ vệ sinh luôn ở mức cao nhất, góp phần tạo nên môi trường sống lý tưởng cho cư dân.
3. Phương án vận hành và bảo dưỡng kỹ thuật cho chung cư
Quản lý vận hành và bảo dưỡng kỹ thuật là công tác quan trọng, quyết định đến chất lượng cuộc sống hàng ngày của cư dân trong chung cư.
Để đảm bảo mọi hệ thống kỹ thuật hoạt động trơn tru và hiệu quả, ban quản lý cần phải xây dựng một quy trình kiểm soát kỹ thuật và phân định rõ ràng trách nhiệm của từng bên.
Hệ thống quản lý kỹ thuật
- Giám sát liên tục 24/7: Đảm bảo hệ thống kỹ thuật được theo dõi không ngừng nghỉ.
- Phân công ca trực: Kỹ thuật viên được chia làm 3 ca để kiểm tra và bảo dưỡng.
- Kiểm tra checklist: Đánh giá trạng thái hoạt động của thiết bị, nhận diện sự cố kịp thời.
- Phương án sửa chữa và bảo dưỡng: Kịp thời đề xuất các biện pháp cần thiết để thiết bị luôn hoạt động ổn định.
Trách nhiệm của các bên
Ban quản trị chung cư
- Văn phòng kỹ thuật: Cung cấp không gian làm việc cho đội ngũ kỹ thuật với đầy đủ trang thiết bị cần thiết.
- Hỗ trợ và phối hợp: Đảm bảo sự hỗ trợ từ nhân viên trong giai đoạn chuyển giao và vận hành.
- Bàn giao tài liệu kỹ thuật: Cung cấp đầy đủ hồ sơ, hướng dẫn vận hành và bảo dưỡng.
- Liên lạc kỹ thuật: Cung cấp danh sách liên lạc của các nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật.
Công tác quản lý của GGA
- Nhân sự kỹ thuật: Tổ chức và quản lý đội ngũ thực hiện công tác kỹ thuật.
- Kế hoạch bảo trì: Xây dựng và thực hiện kế hoạch bảo dưỡng định kỳ.
- Biểu mẫu kiểm tra: Lập và sử dụng các biểu mẫu kiểm tra để theo dõi trạng thái thiết bị.
- Sửa chữa và cải tạo: Thực hiện các công tác sửa chữa và cải tạo khi cần.
4. Phương án quản lý tài chính cho chung cư
Quản lý tài chính là một trong những công việc quan trọng nhất trong việc vận hành tòa nhà chung cư. Việc này đòi hỏi sự minh bạch và rõ ràng trong mọi quy trình để tạo niềm tin và sự an tâm cho cư dân.
Lập kế hoạch thu chi
Quy trình thu chi tài chính
- Rõ ràng và minh bạch: Xây dựng quy trình thu chi tài chính, bao gồm các khoản thu từ dịch vụ và chi phí vận hành tòa nhà.
- Các khoản thu bao gồm: Doanh thu từ quảng cáo thang máy, trạm ATM, internet, gửi xe, vệ sinh, an ninh.
- Các khoản chi bao gồm: Chi phí cho nhân sự, dụng cụ sửa chữa, trang thiết bị vận hành (thang máy, camera, điện nước công cộng…).
Báo cáo thống kê tài chính
Lập báo cáo định kỳ: Triển khai lập báo cáo thống kê tài chính theo chu kỳ để đảm bảo tính minh bạch.
Quy trình thu phí từ cư dân
| Bộ phận | Bước | Quy trình thực hiện |
| Kỹ thuật | 1 | Chốt nước căn hộ ngày 25 và điện khu văn phòng ngày 7 hàng tháng. |
| Trưởng BQL tòa nhà | 2 | Kiểm tra dữ liệu và lập phiếu báo chi. |
| Lễ tân | 3 | Gửi báo phí đến email/SMS cư dân từ ngày 1-5 hàng tháng. |
| Lễ tân, trưởng ban | 4 | Cư dân thanh toán phí trực tiếp hoặc qua chuyển khoản. |
| Lễ tân | 5 | Nhắc lại báo phí và thông báo thu phí lần 2, 3 cho căn hộ chưa thanh toán đến ngày 15. |
| Kỹ thuật | 6 | Tạm ngưng dịch vụ ngày 25 nếu phí chưa được thanh toán. |
| Trưởng ban/ Lễ tân/ Kỹ thuật | 7 | Mở lại dịch vụ sau khi cư dân thanh toán đủ phí. |
5. Phương án quản lý hành chính cho chung cư
Quản lý hành chính một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp vận hành chung cư một cách trôi chảy và hiệu quả. Để đạt được điều này, cần chú trọng:
- Quy trình làm việc: Thiết lập quy trình tiếp nhận và giao nhận thư tín, chứng từ, văn bản hành chính một cách rõ ràng.
- Báo cáo hoạt động: Phát triển quy trình báo cáo tổng kết định kỳ (hàng tháng, hàng quý) về các hoạt động của chung cư.
- Chăm sóc khách hàng: Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng như tiếp nhận và giải đáp thắc mắc, phản hồi ý kiến, đón tiếp và hướng dẫn khách hàng trong tòa nhà, và xử lý đồ thất lạc.
6. Phương án quản lý nhân sự cho chung cư
Nhân sự là một phần không thể thiếu trong việc vận hành chung cư, và quản lý nhân sự một cách hiệu quả sẽ giúp cải thiện chất lượng dịch vụ và kiểm soát chi phí.
Để quản lý nhân sự hiệu quả:
- Phương án tuyển dụng và đào tạo: Phát triển chiến lược tuyển dụng và đào tạo nhân sự, bao gồm tổ chức các buổi training chuyên môn để nâng cao năng lực và kỹ năng xử lý tình huống.
- Phương án quản lý nhân sự: Xây dựng chế độ quản lý hiệu quả, phối hợp nguồn nhân lực giữa các bộ phận và phòng ban để tối ưu hóa hoạt động vận hành.
Tại Sao Việc Lập Báo Cáo Quản Lý Chung Cư Là Quan Trọng?
Mục Đích Của Báo Cáo
- Báo cáo giúp các nhà đầu tư hiểu rõ tình trạng và các vấn đề xảy ra trong chung cư, từ đó nắm bắt được mọi diễn biến.
- Qua báo cáo, nhà đầu tư có thể thấy được khả năng của từng bộ phận, qua đó tìm ra cách quản lý chung cư hiệu quả nhất.
Nội Dung Cần Có Trong Báo Cáo
- Doanh Thu Chung Cư: Cập nhật tình hình doanh thu, giúp nhà đầu tư đánh giá hiệu quả kinh doanh.
- Các Khoản Thuế: Thông tin về các khoản thuế đã nộp theo quy định pháp luật.
- Triển Khai Hạng Mục: Tình hình triển khai các hạng mục công việc trong chung cư.
- Bảo Trì và Bảo Dưỡng: Cập nhật về việc bảo trì, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng.
- Quản Lý Nhân Sự: Thông tin về tình hình quản lý nhân sự trong chung cư.
- Vấn Đề Chưa Giải Quyết: Đề cập đến những vấn đề còn tồn đọng, chưa được giải quyết.
- Phương Hướng Hoạt Động: Định hướng hoạt động của chung cư trong thời gian tới.
Lưu Ý Khi Lập Báo Cáo
- Kiến Thức và Kỹ Năng: Người lập báo cáo cần am hiểu về chung cư và có kỹ năng lập báo cáo.
- Chi Tiết và Dễ Hiểu: Báo cáo cần được trình bày một cách chi tiết, dễ hiểu cho mọi người.
- Minh Bạch Hóa Đơn: Báo cáo cần kèm theo hóa đơn, chứng từ để chứng minh.
- Chính Xác và Khách Quan: Đảm bảo báo cáo được lập một cách chính xác, khách quan, không thiên vị.
Hãy Cùng GGA Xây Dựng Phương Án Quản Lý Nhà Chung Cư Hiệu Quả
Chọn Đơn Vị Quản Lý Chuyên Nghiệp
- Để quản lý chung cư hiệu quả, việc đầu tiên là chọn một đơn vị dịch vụ quản lý chuyên nghiệp.
- GGA, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý vận hành bất động sản, là lựa chọn đáng tin cậy.
Đặc Điểm Nổi Bật Của GGA
- Đội Ngũ Nhân Viên Xuất Sắc: Luôn nỗ lực, cố gắng hết mình, mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
- Trải Nghiệm Dịch Vụ Đẳng Cấp: Dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc tế, được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên gia trên thế giới
- Sự Nhiệt Huyết và Tận Tâm: Đội ngũ nhân viên luôn sẵn lòng phục vụ khách hàng.
Liên Hệ Với GGA
- Trụ sở chính: Tầng 17, tòa nhà Long Tower, số 101-103 Nguyễn Cửu Vân, phường 17, Bình Thạnh, TPHCM
- Website: https://gga.vn/
- Hotline: 0855 555 945
Kết Luận
Việc chọn một đơn vị quản lý chung cư uy tín như GGA giúp vận hành chung cư một cách hiệu quả. Đừng ngần ngại liên hệ GGA qua hotline 0855 555 945 để được tư vấn chi tiết về cách quản lý và vận hành chung cư của bạn.
Các bài viết liên quan khác:
- Giải pháp quản lý chung cư tối ưu hóa dịch vụ vận hành tòa nhà
- 5 Mô Hình Quản Lý Nhà Chung Cư Hiệu Quả Hiện Nay
- 7 Kinh Nghiệm Quản Lý Tòa Nhà Chung Cư Hiệu Quả
Vị trí: CEO của Global Golden Ant (GGA)
Giới thiệu: Tôi, Nguyễn Duy Tân là Giám đốc Điều hành của GGA với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành tài chính và bất động sản. Tôi đã hoàn thành nhiều khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý dự án. Tôi đặc biệt chú trọng đến việc phát triển không gian xanh và tiết kiệm năng lượng trong các dự án do GGA quản lý, góp phần vào sự phát triển bền vững của cộng đồng.