Trong bối cảnh các tòa nhà văn phòng mọc lên để phục vụ nhu cầu kinh doanh, việc quản lý chúng một cách chuyên nghiệp trở nên quan trọng. Điều này không chỉ bao gồm việc duy trì cơ sở vật chất mà còn cả việc quản lý tiện ích, an ninh, vệ sinh để tạo môi trường làm việc lý tưởng, Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về sự khác biệt trong quản lý tòa nhà văn phòng so với chung cư và cách thực hiện quản lý hiệu quả nhất. Hãy cùng GGA tìm hiểu cách quản lý tòa nhà văn phòng qua bài viết dưới đây bạn nhé!
Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Là Gì?
Quản lý tòa nhà văn phòng là một khái niệm quen thuộc nhưng rất quan trọng. Đây là quá trình duy trì và vận hành mọi hoạt động trong tòa nhà một cách trơn tru và hiệu quả, từ việc bảo dưỡng cơ sở vật chất đến quản lý an ninh và tiện ích, nhằm đảm bảo mọi người có trải nghiệm tốt nhất.
Công việc này bao hàm việc quản lý và vận hành từng phần việc trong tòa nhà, từ việc bảo dưỡng, an ninh, cho đến việc quản lý không gian làm việc, để tất cả mọi người từ chủ đầu tư đến nhân viên đều có được trải nghiệm tốt nhất.
Đặc biệt, việc này còn giúp chủ đầu tư tòa nhà giảm bớt được chi phí không ít, đồng thời tạo điều kiện để mọi người làm việc trong môi trường thoải mái và năng động.
Cách Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hiệu Quả
Quản lý hợp đồng
- Khi thuê đơn vị quản lý: công việc quản lý hợp đồng sẽ tập trung vào giám sát các hoạt động vận hành của tòa nhà như vệ sinh, an ninh, cây xanh, bảo trì thiết bị, nhằm đảm bảo tất cả các dịch vụ đều đạt chuẩn và hiệu quả.
- Trực tiếp với nhà thầu: Nếu chủ đầu tư ký hợp đồng trực tiếp với nhà thầu, Ban quản lý vận hành sẽ giám sát và báo cáo tiến độ công việc của nhà thầu.
- Ủy quyền ký kết hợp đồng: Trong trường hợp chủ đầu tư ủy quyền, Ban quản lý tòa nhà sẽ thực hiện việc đàm phán và ký kết hợp đồng với nhà thầu, đảm bảo lợi ích cho tòa nhà.
Quản lý nhân sự
- Phụ trách mảng đa dạng: Bộ phận nhân sự của dịch vụ quản lý tòa nhà chịu trách nhiệm về nhiều mảng công việc khác nhau, từ tuyển dụng đến đào tạo, để đảm bảo mọi nhân viên đều đáp ứng nhu cầu và tiêu chuẩn của khách hàng
- Giám sát chặt chẽ: Quá trình làm việc của nhân viên sẽ được giám sát kỹ lưỡng, đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ và đạt tiêu chuẩn.
Quản lý tài chính
- Quản lý chi phí vận hành: Quản lý tài chính hiệu quả bao gồm việc theo dõi và kiểm soát chi phí hàng tháng cho các dịch vụ thiết yếu như vệ sinh, an ninh, cây xanh, điện – nước, và rác thải, đảm bảo mọi khoản chi đều hợp lý và minh bạch.
- Báo cáo tài chính: Đơn vị quản lý vận hành cần lập báo cáo tài chính hàng tháng gửi cho Chủ đầu tư.
- Thu phí thuê văn phòng: Nếu được ủy quyền, ban quản lý sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng về các vấn đề tài chính, thu phí đúng hạn và lập báo cáo cho Chủ đầu tư.
- Minh bạch và rõ ràng: Công việc quản lý tài chính cần được thực hiện một cách minh bạch và rõ ràng để xây dựng niềm tin với khách hàng.
Chăm Sóc Khách Hàng
- Giới thiệu và hỗ trợ: Bộ phận quản lý cần giới thiệu các phòng chức năng một cách chi tiết, đồng thời tiếp nhận và giải quyết phản hồi, khiếu nại từ khách hàng và cư dân nhanh chóng và hiệu quả, nhằm mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất
- Mục tiêu là giải đáp mọi thắc mắc, đem lại trải nghiệm dịch vụ văn phòng tốt nhất, khiến khách hàng cảm thấy hài lòng và thoải mái.
Vận Hành Kỹ Thuật
- Bảo trì thiết bị kỹ thuật: Đơn vị quản lý chịu trách nhiệm bảo trì và vận hành các thiết bị kỹ thuật quan trọng như hệ thống thông gió, điện, nước, internet, và camera, đảm bảo tòa nhà hoạt động ổn định và mượt mà
- Việc này giúp tòa nhà hoạt động mượt mà, ổn định, đem lại trải nghiệm vượt trội cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ.
Dịch Vụ Vệ Sinh
Duy trì vệ sinh: Quản lý tòa nhà cần chú trọng đến việc duy trì vệ sinh các khu vực chung như sảnh, hành lang sạch sẽ, đồng thời xử lý rác thải một cách hiệu quả và khoa học, góp phần tạo nên môi trường làm việc sạch đẹp và chuyên nghiệp
Hệ Thống An Ninh
- Tăng cường hệ thống an ninh: Với việc tòa nhà là nơi tập trung đông đảo nhân sự và khách hàng, việc trang bị và duy trì hệ thống an ninh chặt chẽ là vô cùng quan trọng để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho toàn bộ tòa nhà
- Hệ thống camera cần luôn hoạt động ổn định, và nhân viên an ninh cần được đào tạo bài bản để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho toàn bộ tòa nhà.
Cách Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng: Chi Phí và Cách Tính
Quản lý tòa nhà văn phòng đòi hỏi sự hiểu biết về cách tính chi phí vận hành, dựa trên một số yếu tố quan trọng. Dưới đây là các điểm cần lưu ý:
Quy Mô Tòa Nhà
Tòa nhà càng lớn và càng nhiều tầng thì càng cần nhiều hệ thống kỹ thuật và dịch vụ hơn, dẫn đến chi phí quản lý tăng cao. Điều này bao gồm cả chi phí cho việc bảo trì các thiết bị cơ bản như điện, nước, và thang máy
Nhu Cầu Sử Dụng Dịch Vụ
Có hai loại phí: phí bắt buộc (bao gồm bảo trì điện nước, thang máy) và phí không bắt buộc (như dịch vụ ngoài giờ, nước uống). Tùy theo nhu cầu sử dụng dịch vụ của các doanh nghiệp mà mức phí quản lý có thể khác nhau.
Diện Tích Thuê Văn Phòng
Văn phòng càng rộng lớn thì chi phí quản lý càng cao. Do đó, các doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng diện tích thuê sao cho phù hợp với nhu cầu của mình để có thể kiểm soát chi phí quản lý một cách hiệu quả.
Các bài viết liên quan khác:
- Phí quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Cách tính ra sao?
- 10 Quy Trình Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hiệu Quả
- 7 Biểu mẫu kiểm tra vệ sinh tòa nhà văn phòng chi tiết
Vị trí: CEO của Global Golden Ant (GGA)
Giới thiệu: Tôi, Nguyễn Duy Tân là Giám đốc Điều hành của GGA với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành tài chính và bất động sản. Tôi đã hoàn thành nhiều khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý dự án. Tôi đặc biệt chú trọng đến việc phát triển không gian xanh và tiết kiệm năng lượng trong các dự án do GGA quản lý, góp phần vào sự phát triển bền vững của cộng đồng.