Ban Quản Lý Tòa Nhà Là Ai? 5 Điều Bạn Cần Biết

Ban quản lý tòa nhà đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động của tòa nhà được vận hành một cách hiệu quả và trơn tru. Để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động, nhiệm vụ, quy trình làm việc cũng như cấu trúc tổ chức và mô hình hoạt động của Ban quản lý, mọi thông tin cần thiết đã được tổng hợp và sẵn sàng trong bài viết dưới đây, hãy cùng GGA tìm hiểu nhé

Ban Quản Lý Tòa Nhà Là Ai?

Khi nói đến việc quản lý một tòa nhà, có hai khái niệm quan trọng mà bạn cần phân biệt rõ ràng: Ban quản lý tòa nhà và Ban quản trị tòa nhà. Mặc dù cả hai đều liên quan đến quản lý tòa nhà, nhưng họ thực hiện những công việc khác nhau và không thể thay thế cho nhau.

Ban quản lý tòa nhà chính là nhóm người chịu trách nhiệm điều hành và quản lý mọi hoạt động diễn ra trong tòa nhà. Họ là những người trực tiếp làm việc để đảm bảo tòa nhà hoạt động trơn tru và hiệu quả.

Trong khi đó, Ban quản trị tòa nhà lại là một thực thể khác biệt. Đây là đơn vị đại diện cho chủ đầu tư, có nhiệm vụ quản lý và sử dụng tòa nhà theo đúng các quy định của pháp luật. Ban quản trị không trực tiếp quản lý các hoạt động hàng ngày của tòa nhà như Ban quản lý mà tập trung vào việc đảm bảo tòa nhà tuân thủ các quy định và luật lệ.

Chức Năng Của Ban Quản Lý Tòa Nhà

Ban quản lý tòa nhà có nhiệm vụ quan trọng trong việc đảm bảo tòa nhà hoạt động trơn tru và hiệu quả. Dưới đây là một số chức năng chính của họ:

Tối Ưu Quản Lý Tài Chính

Thu phí và quản lý minh bạch: Thu thập phí quản lý hàng tháng từ khách hàng và cư dân, và sử dụng số tiền này một cách minh bạch, hợp lý để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng tòa nhà.

Tạo Giải Pháp Quản Lý Nhân Sự

• Tuyển dụng và điều hành: Nghiên cứu và tuyển dụng nhân sự cho các bộ phận trong tòa nhà, đồng thời quản lý và đào tạo họ.
• Giám sát và đánh giá: Áp dụng phương pháp giám sát khoa học để đảm bảo nhân sự làm việc nghiêm túc và hiệu quả.
• Liên kết các bộ phận: Duy trì sự thống nhất và đồng bộ giữa các bộ phận nhân sự trong tòa nhà.

Quản Lý Khách Hàng Chi Tiết

Nắm bắt thông tin khách hàng: Thu thập và phân tích thông tin khách hàng để đưa ra chính sách phù hợp, nhằm giữ chân khách hàng mà không làm ảnh hưởng đến lợi ích của chủ dự án.

Bảo Trì Các Hệ Thống Kỹ Thuật

Kiểm tra và bảo dưỡng: Thường xuyên kiểm tra và bảo trì các hệ thống kỹ thuật như điện, nước, điều hòa, thang máy, để đảm bảo chúng hoạt động ổn định.

Giám Sát Công Tác Vận Hành

• Giám sát các bên liên quan: Theo dõi và giám sát các cá nhân, nhà thầu liên quan đến công tác vận hành tòa nhà, đảm bảo họ tuân thủ đúng quy trình.
• Khảo sát và đánh giá: Thường xuyên khảo sát tòa nhà để phát hiện sớm dấu hiệu xuống cấp và xử lý kịp thời, giúp tòa nhà luôn an toàn và ổn định.

Mô Hình Ban Quản Lý Tòa Nhà

Mô hình ban quản lý tòa nhà được tổ chức để đảm bảo vận hành trơn tru và hiệu quả của một tòa nhà. Dưới đây là cách thức tổ chức và các bộ phận chính của mô hình này:

Lãnh Đạo

• Trưởng ban quản lý: Là người đứng đầu, có quyền lực và trách nhiệm cao nhất trong việc quản lý tòa nhà.
• Phó ban (Trợ lý): Hỗ trợ trưởng ban và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động diễn ra trong tòa nhà.

Các Bộ Phận Chuyên Môn

• Bộ phận Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về hệ thống kỹ thuật, bảo dưỡng và sửa chữa.
• Bộ phận Hành chính: Quản lý các công việc hành chính, quy định và chính sách nội bộ.
• Bộ phận Kế toán: Chịu trách nhiệm về tài chính, kế toán và báo cáo tài chính.
• Bộ phận Kinh doanh: Phát triển và quản lý các mối quan hệ kinh doanh, dịch vụ cho thuê.
• Bộ phận Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ và giải quyết các yêu cầu, phản hồi từ khách hàng hoặc cư dân.

Các Nhà Thầu Chuyên Nghiệp

Ban quản lý cũng chịu trách nhiệm lựa chọn và hợp tác với các nhà thầu chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ thiết yếu cho tòa nhà, bao gồm:

• Bảo vệ: Đảm bảo an ninh và an toàn cho tòa nhà.
• Vệ sinh: Giữ gìn vệ sinh chung cho tòa nhà.
• Cảnh quan: Chăm sóc và bảo dưỡng cảnh quan xung quanh tòa nhà.
• Xử lý côn trùng: Điều khiển và phòng ngừa côn trùng gây hại.
• Thu gom rác: Quản lý và xử lý rác thải một cách hiệu quả.

Công Việc Của Ban Quản Lý Tòa Nhà

Ban quản lý tòa nhà có nhiệm vụ quan trọng trong việc đảm bảo tòa nhà hoạt động trơn tru và mang lại sự hài lòng cho cư dân. Dưới đây là tổng quan về các công việc mà họ phải thực hiện:

Duy Trì Mối Quan Hệ Với Khách Hàng

• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, cư dân.
• Tư vấn cho ban quản trị về các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Giải quyết khiếu nại và các yêu cầu từ phía khách thuê.
• Lập kế hoạch bảo trì định kỳ cho tòa nhà và dịch vụ bảo vệ.

Thiết Lập Hệ Thống Quản Lý

• Lập ngân sách hoạt động hàng năm và quy trình vận hành.
• Soạn thảo sơ đồ tổ chức và mô tả công việc của nhân viên.
• Giám sát nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài như bảo dưỡng thiết bị, vệ sinh, làm vườn, dịch vụ lau kính và kiểm soát côn trùng.

Giám Sát Công Tác Vận Hành

• Đảm bảo các cá nhân và nhà thầu thực hiện công việc theo đúng quy trình.
• Kiểm tra tòa nhà định kỳ để phát hiện hư hỏng hoặc hao mòn.

Quản Lý Nhân Sự

• Đào tạo liên tục và phân công công việc cho nhân viên.
• Quản lý chấm công và nâng cao nghiệp vụ hàng năm.
• Đánh giá nhân viên ít nhất 2 lần/năm và đảo bảo tuân thủ chính sách công ty.

Kiểm Soát Chi Phí

• Kiểm soát chi phí để không bội chi so với ngân sách.
• Lưu giữ bản ghi chép và kê khai cho các khoản thu chi.
• Báo cáo về công tác vận hành cho ban quản trị và công ty quản lý.

GGA – Dịch Vụ Quản Lý Tòa Nhà Uy Tín

GGA là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực quản lý và vận hành tòa nhà, nổi bật với:

• Phương châm: “Tận tay, Tận tâm” với dịch vụ quản lý tòa nhà chất lượng hạng A, giá cả minh bạch và hợp lý.
• Đội ngũ: Nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc và thành thạo nghiệp vụ.
• Công nghệ: Luôn cải tiến và áp dụng công nghệ mới để nâng cao hiệu quả dịch vụ.

Nếu bạn cần tư vấn về dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, GGA sẵn sàng hỗ trợ:

• Fanpage: https://www.facebook.com/global.golden.ant/
• Website: https://gga.vn/
• Hotline: 0855 555 945

GGA cam kết mang lại dịch vụ tận tâm và chất lượng, đáp ứng mọi nhu cầu quản lý tòa nhà của bạn.

Hỏi – Đáp Về Ban Quản Lý Tòa Nhà

Ban Quản Trị và Ban Quản Lý Tòa Nhà Có Giống Nhau Không?

Trả lời: Ban quản trị tòa nhà là đại diện cho chủ sở hữu hoặc chủ đầu tư, chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng tòa nhà theo quy định của pháp luật. Họ được bầu ra bởi cư dân và có quyết định từ UBND quận.
– Ban quản lý tòa nhà là một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý, được thuê bởi Ban quản trị. Hai ban này có chức năng và trách nhiệm khác nhau trong việc quản lý tòa nhà.

Mô Hình Quản Lý Tòa Nhà Nào Hiệu Quả ?

Trả lời: Dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp được coi là mô hình quản lý tòa nhà hiệu quả nhất hiện nay. Đơn vị này cần có chức năng và năng lực quản lý vận hành tòa nhà một cách chuyên nghiệp.

Các bài viết liên quan khác: 

• Quy Trình Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Gồm Những Gì?
• Mẫu hợp đồng quản lý tòa nhà chung cư, văn phòng đầy đủ
• Bảo trì tòa nhà là gì? quy trình, chi phí, thủ tục liên quan
• 8 Loại Hệ Thống Quản Lý An Ninh Tòa Nhà Hiện Đại